Die Kollaboration in amaise bietet dir zwei Wege, um mit anderen Personen zusammenzuarbeiten:
Direkte Anfrage (Chat) — Stelle einer Kollegin, einem Kollegen oder einer externen Person eine schnelle Frage per Chat. (Siehe "Kollaboration: Eine:n Kolleg:in oder externe Person fragen")
Formelle Anfrage an Externe Dienstleister — Sende eine strukturierte Anfrage an einen Externen Dienstleister. (Dieser Artikel)
Für komplexere Fragestellungen kannst du eine formelle Anfrage an einen Externen Dienstleister (z. B. ein Gutachterbüro) senden. Diese Anfragen durchlaufen einen strukturierten Ablauf mit Zuweisung, Beantwortung und Überprüfung.
Neue formelle Anfrage erstellen
Öffne einen Fall und klicke auf das Kollaboration-Symbol in der Werkzeugleiste am rechten Bildschirmrand
Klicke auf «Neue Anfrage eröffnen»
Wähle den Externen Dienstleister als Empfänger:in aus (siehe nächster Abschnitt) — die Anfrage ist damit automatisch formell
Hinweis: Eine Typauswahl siehst du nur, wenn du eine:n direkte:n Kolleg:in auswählst — dann ist die Anfrage ein Chat. Bei Externen Dienstleistern gibt es nichts zu wählen: formell ist der einzige Weg.
Empfänger auswählen
Wähle den Externen Dienstleister aus, an den die Anfrage gerichtet werden soll. Du findest die verfügbaren Externen Dienstleister in der Empfängerliste im Bereich «Externe Dienstleister».
Anfrage formulieren
Gib einen Betreff ein — fasse deine Anfrage in wenigen Worten zusammen, da sie als Betreff für E-Mails verwendet wird
Formuliere deine Frage im Textfeld
Wähle die Priorität: «Normal» oder «Dringend»
Optional: «Dateien anhängen» — Füge zusätzliche Dateien hinzu (PDF, Word, Excel oder ZIP)
💡 Hat der Externe Dienstleister noch keinen gültigen Zugriff auf den Fall, musst du zuerst den Zugang gewähren — direkt im Anfrageformular. (Siehe "Kollaboration: Zugriffsverwaltung")
Anfrage eröffnen
Klicke auf «Erstellen». Die Anfrage wird an den Externen Dienstleister gesendet.
Anfrage als dringend markieren
Eine bereits eröffnete Anfrage kannst du über das Drei-Punkte-Menü der Anfrage nachträglich als dringend markieren. Die Empfänger:in sieht dann, dass deine Anfrage Priorität hat.
Zusätzlich erhält die Betreff-Zeile der Benachrichtigungs-E-Mails den Zusatz [Dringend] (in der Sprache der Empfänger:in). Dieser Zusatz erscheint nur in der E-Mail — in der App zeigt die Anfrage die Priorität «Dringend».
Der formelle Ablauf
Eine formelle Anfrage durchläuft folgende Schritte:
«Entwurf» → Du erstellst die Anfrage
«Nicht zugewiesen» → Die Administrator:in beim Externen Dienstleister weist die Anfrage einer Expert:in zu
«In Bearbeitung» → Die Expert:in arbeitet an der Antwort
«Antwort in Prüfung» → Die Administrator:in prüft die Antwort
«Abgeschlossen» → Du erhältst die Antwort und kannst sie einsehen
Anfrage abbrechen
Möchtest du eine Anfrage zurückziehen, klicke auf das Drei-Punkte-Menü neben der Anfrage und wähle «Anfrage abbrechen». Die Anfrage wird damit zurückgezogen und der Externe Dienstleister entsprechend informiert.
Antwort einsehen
💡 Du erhältst automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald die Anfrage abgeschlossen und beantwortet wurde.
Sobald die Anfrage abgeschlossen ist, siehst du:
Die Antwort der Expert:in — als Text und/oder angehängte Dateien
Den «Verlauf der Anfrage» — alle Schritte und Statusänderungen
Anfrage abschliessen
Wenn du mit der Antwort zufrieden bist, kannst du die Anfrage über «Anfrage archivieren» archivieren.