Avec les exports, tu peux rassembler, exporter et partager en toute sécurité des documents sélectionnés d’un dossier avec des parties externes.
Que fait un export ?
Un export crée un document PDF compilé à partir des documents sélectionnés d’un dossier. Tu peux le télécharger ou le partager directement et en toute sécurité avec des destinataires.
Démarrer un export
Ouvre un dossier
Passe à l’Étude des documents et clique sur le bouton Exports qui apparaît sous l’icône Étude des documents dans la barre de navigation à gauche
Entre le nom du destinataire dans le champ de texte et confirme avec la touche Entrée ou le bouton Envoyer
Choisir un modèle
Si ton espace de travail a plus d’un modèle d’export, une sélection de modèles apparaît d’abord. Choisis un modèle préconçu qui rassemble automatiquement les documents appropriés. L'option « Export standard » est l'option libre sans modèle, où tu sélectionnes manuellement les documents.
Configurer les paramètres
L’icône engrenage ouvre la configuration de l’export :
Page de garde / table des matières — activer ou désactiver la page de garde et la table des matières
Numérotation des pages — activer la numérotation continue des pages (c’est la pagination selon l’art. 8 OPGA décrite plus bas, qui verrouille les documents inclus)
Format du nom de fichier — définir le format du nom de fichier exporté, composé de variables comme la plage de pages, tes initiales, la date et la référence du dossier
Le tri et le regroupement ont leur propre menu — voir Tri et regroupement plus bas.
Tri et regroupement
Le bouton de tri dans la barre d’outils de l’export ouvre le menu de tri, qui détermine l’ordre dans lequel les documents apparaissent dans l’export.
Les sept modes de tri :
Tri manuel — tu définis l’ordre toi-même par glisser-déposer.
Par date du document (le plus ancien en premier)
Par date du document (le plus récent en premier)
Par date de réception (le plus ancien en premier)
Par date de réception (le plus récent en premier)
Par numéro de pagination (décroissant)
Par numéro de pagination (croissant)
Quel tri est actif : l’icône de tri indique elle-même le mode actif, et en survolant l’icône, une infobulle affiche le nom du mode — y compris l’ordre croissant ou décroissant.
Ce qui se passe lorsque tu déplaces un document manuellement : si tu déplaces un document par glisser-déposer alors qu’un tri automatique est actif, amaise passe automatiquement en Tri manuel. Tu vois alors le message « Passé au tri manuel ».
Titres automatiques (regroupement par type de document) : lorsque tu actives le regroupement, amaise insère un titre automatique pour chaque type de document et regroupe les documents sous ces titres — les documents sont donc réorganisés en groupes par type, pas seulement étiquetés. Lorsque tu le désactives, les titres automatiques sont supprimés. Les titres nommés que tu as créés ou renommés toi-même sont conservés.
Ce qui rétablit le mode manuel : déplacer un document de sorte que la logique de regroupement soit rompue fait repasser amaise aux titres manuels. Ajouter ton propre titre — ou en supprimer un automatique — te demande d’abord de confirmer (« Passer aux titres manuels ? ») avant de désactiver le regroupement automatique ; les documents conservent alors leur ordre actuel. Si un tri automatique était également actif, il passe lui aussi en mode manuel et tu vois le message « Passage aux titres et au tri manuels » ; si le tri était déjà manuel, tu vois uniquement « Passage aux titres manuels ».
Comment les nouveaux documents sont placés : les documents que tu ajoutes à un export en cours sont insérés à la bonne position selon l’ordre de tri actif. Les documents à égalité sur le critère de tri actif — même date du document, même date de réception ou même numéro de pagination — conservent un ordre stable, même après un rechargement.
Documents sans date : un document sans date de document affiche Aucune date dans la colonne de date. Avec un tri par date, ces documents sont regroupés ensemble.
Filtrer les documents
L’icône de filtre dans la barre d’outils de l’export t’aide à garder la vue d’ensemble. Son menu contient deux filtres :
Afficher uniquement les documents du stockage de documents qui n’ont pas encore été exportés — restreint la liste des documents à gauche à ce qui manque encore dans l’export.
Types de documents de ton export — choisis un type pour n’afficher que ses documents dans la liste de l’export.
Le filtre modifie uniquement ce que tu vois, pas le contenu de l’export :
Reconnaître un filtre actif : lorsqu’un filtre est actif, l’icône de filtre est mise en évidence (elle devient orange et affiche un petit point), et une note au-dessus de la liste indique par exemple 1 document masqué par le filtre.
Rien n’est supprimé : les documents qui ne correspondent pas au filtre sont masqués, pas retirés — les documents déjà ajoutés à l’export y restent, quel que soit le filtre.
Le tri est en pause : tant qu’un filtre est actif, tu ne peux pas réorganiser les documents — la note indique Le tri n’est pas possible tant qu’un filtre est actif.
Les réafficher : choisis l’option rouge Réinitialiser les filtres (dans le menu de filtre ou directement dans la note) et les documents masqués réapparaissent immédiatement.
Pagination selon l’art. 8 OPGA
Active Paginer les pages conformément à l’art. 8 OPGA pour que l’export reçoive une numérotation des pages fixe et continue dans la forme prescrite par la loi. Pour que ces numéros de page restent valables, les documents inclus sont verrouillés dès la création de l’export.
Un document verrouillé affiche un badge Paginé. Tu ne peux plus modifier son type ou ses données, ni le déplacer, le diviser, le fusionner, le marquer comme doublon ou le supprimer. Seul un administrateur ou une administratrice peut le déverrouiller en retirant la pagination (Supprimer la pagination dans le menu « … » du document). Un brouillon ne verrouille rien — le verrouillage s’applique à la création de l’export.
Ajouter des documents
Glisse des documents individuels par glisser-déposer dans la zone d’export.
Glisse un type de document pour ajouter tous les documents de ce type en une fois.
Glisse une étiquette pour ajouter tous les documents portant cette étiquette.
Ouvre le menu "..." et choisis "Ajouter tous les documents visibles du stockage de documents" — un compteur sur l’entrée montre combien il y en a. Le même menu contient aussi l’option rouge Supprimer tous les documents de l’export ; amaise demande d’abord une confirmation.
Tant que l’export est vide, tu vois Pour ajouter des documents : avec les trois façons de commencer. La zone de dépôt elle-même affiche Dépose le document ou l’étiquette ici.
Un export peut contenir au maximum 1 800 documents et au maximum 2 000 entrées au total (documents et titres combinés). Si tu atteins une limite, amaise te demande de diviser la sélection en exports plus petits — voir Exports : limites et dossiers volumineux.
Créer l’export
Optionnel : clique sur Créer un aperçu pour générer un PDF provisoire et vérifier le résultat avant. Les exports volumineux prennent un moment — amaise affiche un temps d’attente estimé, et le bouton devient Mettre à jour l’aperçu une fois qu’un aperçu existe. Tu peux continuer à travailler dans un autre onglet ; lorsque l’aperçu est prêt, le titre de l’onglet affiche ✓ Aperçu prêt et une note verte Aperçu prêt apparaît, pour que tu n’aies pas à surveiller la fenêtre.
Clique sur Créer l’export et confirme la question Créer l’export ? — un export ne peut plus être modifié ensuite, vérifie donc d’abord la liste. Si la pagination selon l’art. 8 OPGA est activée, la question t’avertit aussi que les documents inclus seront paginés et verrouillés. Si des documents sont devenus invalides depuis ta dernière modification, amaise les retire et te demande de revérifier la liste avant de continuer.
Télécharger l’export
Après la création, tu peux télécharger l’export directement via le bouton de téléchargement.
Partager l’export
Le partage par lien est peut-être désactivé dans ton espace de travail. Si la section « Partager l’export en toute sécurité par lien » n’apparaît pas, partage plutôt par e-mail avec un code à usage unique — les deux méthodes offrent la même protection.
Deux options sécurisées de partage sont disponibles :
Par e-mail — Entre l’adresse e-mail. Le destinataire reçoit un e-mail avec un code à usage unique (OTP). Après saisie du code, l’export peut être consulté — le PDF n’est pas envoyé directement par e-mail.
Par lien — Active « Partager l’export en toute sécurité par lien » et partage le lien généré avec le mot de passe.
Suivre qui a accédé à l’export
Chaque export conserve un historique de ce qui lui est arrivé. Ouvre la fenêtre de partage et clique sur Historique pour voir la chronologie complète.
En un coup d’œil : en haut de l’historique s’affichent le nombre d’accès et le dernier accès, pour que tu saches si un destinataire a déjà ouvert les documents.
La chronologie liste chaque événement avec son auteur et le moment — par exemple Brouillon créé, Export créé, Export partagé, Export vu, Aperçu généré, Export téléchargé, Code d’accès demandé, Accès refusé (une tentative d’accès échouée, par exemple un mauvais mot de passe ou un code expiré), Lien désactivé et Le lien a expiré. Les étapes effectuées par amaise lui-même sont attribuées au système.
L’historique est un moyen rapide de confirmer que la bonne personne a reçu et ouvert un export.
Vue d’ensemble des exports
Tous les exports créés s’affichent dans la liste des exports. Tu peux télécharger ou partager à nouveau des exports précédents à tout moment.
Conservation et nouveau téléchargement
Les exports créés restent dans la liste des exports. Tu peux supprimer tes brouillons à tout moment ; supprimer un export publié nécessite des droits d’administration. Supprimer un export déjà partagé révoque aussi l’accès du destinataire — amaise t’en avertit avant la suppression.
Les mises à jour d’un export existant (via le bouton Créer la mise à jour) conservent le même destinataire ; les documents déjà inclus dans un export précédent pour ce destinataire sont ignorés automatiquement. La pagination de la version précédente est conservée — avec la pagination continue, la numérotation des pages se poursuit d’une version à l’autre.
Les liens partagés sont valables 30 jours. Une fois expirés, ouvre la fenêtre de partage et clique sur Renouveler l’accès au lien pour les prolonger — tu n’as pas besoin de recréer l’export.
Tu peux retélécharger l’export toi-même à tout moment. Les destinataires avec qui tu as partagé ont accès pendant 30 jours ; une fois l’accès expiré, ouvre la fenêtre de partage et clique sur Renouveler l’accès. Le code à usage unique n’est que l’étape de connexion : il est valable 60 minutes et peut être redemandé à tout moment.
Si un lien partagé ne fonctionne pas ou si un e-mail n’arrive pas, tu trouveras des solutions dans l’article Exports : problèmes et solutions.