Con le esportazioni puoi raccogliere, esportare e condividere in modo sicuro documenti selezionati di un caso con parti esterne.
Che cosa fa un’esportazione?
Un’esportazione crea un documento PDF composto da documenti selezionati del caso. Puoi scaricarlo o condividerlo direttamente in modo sicuro con i destinatari.
Avviare l’esportazione
Apri un caso
Passa allo Studio dei documenti e clicca sul pulsante Esportazioni che appare sotto l’icona Studio dei documenti nella barra di navigazione a sinistra
Inserisci il nome del destinatario nel campo di testo e conferma con Invio o con il pulsante Invia
Selezionare un modello
Se il tuo spazio di lavoro ha più di un modello di esportazione, apparirà prima una selezione di modelli. Scegli un modello predefinito che compone automaticamente i documenti appropriati. L'opzione «Esportazione Standard» è l'opzione libera senza modello, in cui selezioni manualmente i documenti.
Configurare le impostazioni
L’icona ingranaggio apre la configurazione dell’esportazione:
Copertina / indice — attiva o disattiva copertina e indice
Numerazione pagine — attiva la numerazione progressiva delle pagine (è l’impaginazione secondo l’art. 8 OPGA descritta più sotto, che blocca i documenti inclusi)
Formato nome file — definisci il formato del nome del file esportato, composto da segnaposto come l’intervallo di pagine, le tue iniziali, la data e il riferimento del caso
Ordinamento e raggruppamento hanno un proprio menu — vedi Ordinamento e raggruppamento più sotto.
Ordinamento e raggruppamento
Il pulsante di ordinamento nella barra degli strumenti dell’esportazione apre il menu di ordinamento, che determina l’ordine in cui i documenti appaiono nell’esportazione.
I sette modi di ordinamento:
Ordinamento manuale — definisci tu stesso l’ordine tramite trascinamento.
Per data documento (prima i più vecchi)
Per data documento (prima i più recenti)
Per data di ricezione (prima i più vecchi)
Per data di ricezione (prima i più recenti)
Per numero di paginazione (decrescente)
Per numero di paginazione (crescente)
Quale ordinamento è attivo: l’icona di ordinamento mostra essa stessa il modo attivo e, passandoci sopra con il mouse, appare un tooltip con il nome del modo — incluso l’ordine crescente o decrescente.
Cosa succede quando sposti un documento manualmente: se sposti un documento tramite trascinamento mentre è attivo un ordinamento automatico, amaise passa automaticamente a Ordinamento manuale. Vedrai quindi il messaggio "Passato all’ordinamento manuale".
Intestazioni automatiche (raggruppamento per tipo documento): quando attivi il raggruppamento, amaise inserisce un’intestazione automatica per ogni tipo di documento e raggruppa i documenti sotto tali intestazioni — i documenti vengono quindi riordinati in gruppi per tipo, non solo etichettati. Quando lo disattivi, le intestazioni automatiche vengono rimosse. Le intestazioni denominate che hai creato o rinominato tu rimangono invariate.
Cosa riporta alla modalità manuale: spostare un documento in modo da rompere la logica di raggruppamento riporta amaise alle intestazioni manuali. Aggiungere una tua intestazione — o rimuoverne una automatica — ti chiede prima di confermare ("Passare alle intestazioni manuali?") prima di disattivare il raggruppamento automatico; i documenti mantengono quindi il loro ordine attuale. Se era attivo anche un ordinamento automatico, passa anch’esso in modalità manuale e vedrai il messaggio "Passato a intestazioni e ordinamento manuale"; se l’ordinamento era già manuale, vedrai solo "Passato alle intestazioni manuali".
Come vengono inseriti i nuovi documenti: i documenti che aggiungi a un’esportazione in corso vengono inseriti nella posizione corretta in base all’ordinamento attivo. I documenti a pari merito sul criterio di ordinamento attivo — stessa data del documento, stessa data di ricezione o stesso numero di paginazione — mantengono un ordine stabile, anche dopo il ricaricamento.
Documenti senza data: un documento senza data del documento mostra Nessuna data nella colonna della data. Con un ordinamento per data, questi documenti vengono raggruppati insieme.
Filtrare i documenti
L’icona del filtro nella barra degli strumenti dell’esportazione ti aiuta a mantenere la visione d’insieme. Il suo menu contiene due filtri:
Mostra solo i documenti nell’archiviazione documenti che non sono ancora stati esportati — restringe l’elenco dei documenti a sinistra a ciò che manca ancora nell’esportazione.
Tipi di documenti contenuti in questa esportazione — scegli un tipo per vedere nell’elenco dell’esportazione solo i suoi documenti.
Il filtro cambia solo ciò che vedi, non il contenuto dell’esportazione:
Riconoscere un filtro attivo: quando un filtro è attivo, l’icona del filtro è evidenziata (diventa arancione e mostra un puntino) e una nota sopra l’elenco segnala ad esempio 1 documento nascosto dal filtro.
Non viene eliminato nulla: i documenti che non corrispondono al filtro vengono nascosti, non rimossi — i documenti già aggiunti all’esportazione vi rimangono indipendentemente dal filtro.
L’ordinamento è in pausa: finché un filtro è attivo non puoi riordinare i documenti — la nota indica L’ordinamento non è possibile finché è attivo un filtro.
Mostrarli di nuovo: scegli l’opzione rossa Reimposta i filtri (nel menu del filtro o direttamente nella nota) e i documenti nascosti riappaiono subito.
Impaginazione secondo l’art. 8 OPGA
Attiva Impaginare le pagine secondo l’art. 8 OPGA affinché l’esportazione riceva una numerazione delle pagine fissa e continua nella forma prevista dalla legge. Affinché questi numeri di pagina restino validi, i documenti inclusi vengono bloccati al momento della creazione dell’esportazione.
Un documento bloccato mostra un badge Impaginato. Non puoi più modificarne il tipo o i dati, né spostarlo, dividerlo, unirlo, contrassegnarlo come duplicato o eliminarlo. Solo un amministratore può sbloccarlo rimuovendo l’impaginazione (Eliminare paginazione nel menu «…» del documento). Una bozza non blocca nulla: il blocco si applica alla creazione dell’esportazione.
Aggiungere documenti
Trascina singoli documenti nell’area di esportazione.
Trascina un tipo di documento per aggiungere tutti i documenti di quel tipo insieme.
Trascina un’etichetta per aggiungere tutti i documenti che la riportano.
Apri il menu "..." e seleziona "Aggiungi tutti i documenti visibili dall’archiviazione documenti" — un contatore sulla voce mostra quanti sono. Lo stesso menu contiene anche l’opzione rossa Rimuovi tutti i documenti dall’esportazione; amaise chiede prima una conferma.
Finché l’esportazione è vuota, vedi Per aggiungere documenti: con i tre modi per iniziare. L’area di rilascio stessa mostra Rilascia documento o etichetta qui.
Un’esportazione può contenere al massimo 1'800 documenti e al massimo 2'000 elementi in totale (documenti e intestazioni insieme). Se raggiungi un limite, amaise ti chiede di suddividere la selezione in esportazioni più piccole — vedi Esportazioni: limiti e casi voluminosi.
Creare l’esportazione
Facoltativo: clicca su Crea anteprima per generare un PDF provvisorio e controllare il risultato in anticipo. Le esportazioni voluminose richiedono un momento — amaise mostra un tempo di attesa stimato e il pulsante diventa Aggiorna anteprima una volta che esiste un’anteprima. Puoi continuare a lavorare in un’altra scheda; quando l’anteprima è pronta, il titolo della scheda mostra ✓ Anteprima pronta e compare una nota verde Anteprima pronta, così non devi sorvegliare la finestra.
Clicca su Creare esportazione e conferma la richiesta Creare esportazione? — un’esportazione non può più essere modificata in seguito, quindi controlla prima l’elenco. Se l’impaginazione secondo l’art. 8 OPGA è attiva, la richiesta ti avvisa anche che i documenti inclusi verranno impaginati e bloccati. Se alcuni documenti sono diventati non validi dall’ultima modifica, amaise li rimuove e ti chiede di ricontrollare l’elenco prima di continuare.
Scaricare l’esportazione
Dopo la creazione puoi scaricare l’esportazione direttamente tramite il pulsante di download.
Condividere l’esportazione
La condivisione tramite link potrebbe essere disattivata nel tuo spazio di lavoro. Se la sezione "Condividi in modo sicuro l’esportazione via link" non appare, condividi invece via e-mail con un codice usa e getta — entrambi i modi offrono la stessa protezione.
Hai due modi sicuri per condividere:
Via e-mail — inserisci l’indirizzo e-mail. Il destinatario riceverà una e-mail con un codice usa e getta (OTP). Dopo aver inserito il codice potrà visualizzare l’esportazione — il PDF non viene inviato direttamente via e-mail.
Via link — attiva "Condividi in modo sicuro l’esportazione via link" e condividi il link generato insieme alla password.
Tenere traccia di chi ha avuto accesso all’esportazione
Ogni esportazione conserva una cronologia di ciò che le è accaduto. Apri la finestra di condivisione e clicca su Cronologia per vedere la sequenza temporale completa.
A colpo d’occhio: in cima alla cronologia vedi il numero di accessi e l’ultimo accesso, così capisci se un destinatario ha già aperto i documenti.
La sequenza temporale elenca ogni evento con chi l’ha generato e quando — per esempio Bozza creata, Esportazione creata, Esportazione condivisa, Esportazione visualizzata, Anteprima generata, Esportazione scaricata, Codice di accesso richiesto, Accesso negato (un tentativo di accesso fallito, ad esempio una password errata o un codice scaduto), Link disattivato e Il link è scaduto. I passaggi eseguiti da amaise stesso sono attribuiti al sistema.
La cronologia è un modo rapido per confermare che la persona giusta ha ricevuto e aperto un’esportazione.
Panoramica esportazioni
Tutte le esportazioni create sono elencate nella lista esportazioni. Puoi scaricare o condividere nuovamente esportazioni precedenti in qualsiasi momento.
Conservazione e nuovo download
Le esportazioni create rimangono nella lista esportazioni. Puoi eliminare le tue bozze in qualsiasi momento; eliminare un’esportazione pubblicata richiede diritti di amministrazione. Eliminare un’esportazione già condivisa revoca anche l’accesso del destinatario — amaise ti avvisa prima dell’eliminazione.
Gli aggiornamenti di un’esportazione esistente (tramite il pulsante Crea aggiornamento) mantengono lo stesso destinatario; i documenti già inclusi in un’esportazione precedente per quel destinatario vengono saltati automaticamente. La paginazione della versione precedente viene mantenuta — con la paginazione progressiva, la numerazione delle pagine prosegue da una versione all’altra.
I link condivisi sono validi per 30 giorni. Una volta scaduti, apri la finestra di condivisione e clicca su Rinnova l’accesso al link per prolungarli — non devi ricreare l’esportazione.
Puoi riscaricare l’esportazione tu stesso in qualsiasi momento. I destinatari con cui hai condiviso hanno accesso per 30 giorni; una volta scaduto, apri la finestra di condivisione e clicca su Rinnova accesso. Il codice usa e getta è solo il passaggio di accesso: è valido per 60 minuti e può essere richiesto di nuovo in qualsiasi momento.
Se un link condiviso non funziona o un’e-mail non arriva, trovi le soluzioni nell’articolo Esportazioni: problemi e soluzioni.