Nella pagina Utenti gestisci chi ha accesso al tuo spazio di lavoro. Inviti nuovi colleghi o specialisti esterni, assegni loro un ruolo e mantieni una panoramica di tutti gli accessi esistenti.
Questa pagina è a tua disposizione se hai il ruolo Amministratore dello spazio di lavoro o Amministratore tecnico.
Aprire la panoramica degli utenti
Apri le Impostazioni (l'icona a forma di ingranaggio nella navigazione a sinistra) e scegli la sezione Utenti. Ora vedi tutte le persone che hanno accesso al tuo spazio di lavoro.
Cosa vedi nella panoramica
Per ogni persona trovi il nome, l'indirizzo e-mail, il ruolo e l'ultimo accesso. Ti aiutano anche alcune indicazioni:
Utente esterno — contrassegna le persone esterne alla tua organizzazione.
Utente inattivo — la persona non ha effettuato l'accesso entro il periodo di inattività del tuo spazio di lavoro (90 giorni per impostazione predefinita). Il periodo si imposta nelle Impostazioni, in Sicurezza.
Creato, Invitato o Scaduto — la persona non ha ancora configurato il proprio accesso: non ancora invitata, invito inviato o link di invito scaduto.
Usa il campo di ricerca per trovare rapidamente una persona e i filtri per mostrare, ad esempio, solo gli utenti esterni.
Invitare un nuovo utente
Clicca in alto a destra su Crea utente (l'icona con il più).
Compila i dati:
Nome e Cognome della persona.
Nome visualizzato — viene composto automaticamente da nome e cognome e ti mostra solo un'anteprima di come il nome apparirà in seguito in amaise. Non devi inserire nulla qui.
Indirizzo email — l'invito viene inviato a questo indirizzo.
Ruolo — definisce cosa la persona può vedere e fare (vedi sotto).
Ruolo professionale e Lingua — per la visualizzazione e la corretta assegnazione.
Gruppi di accesso — determinano quali casi la persona può vedere (facoltativo).
Lascia attivo l'interruttore Invia invito dopo la creazione affinché la persona riceva subito un'e-mail con un link per impostare la propria password.
Clicca su Invita utente.
Puoi anche creare prima una persona e inviare l'invito in seguito — disattiva a tale scopo l'interruttore Invia invito dopo la creazione.
Creare più utenti in una volta
In alto nella finestra di dialogo di creazione scegli tra Creazione singola e Più utenti. Nella scheda Più utenti crei fino a 500 persone in un solo passaggio — le digiti in una tabella oppure le fai leggere da un file CSV.
Sopra la tabella vedi con cosa amaise riempie i campi vuoti: ruolo, ruolo professionale e lingua sono precompilati con le impostazioni predefinite del tuo spazio di lavoro.
Clicca in alto a destra su Crea utente e passa alla scheda Più utenti.
Compila la tabella — Nome, Cognome, Indirizzo email, Ruolo, Ruolo professionale e Lingua. Ogni cella resta modificabile fino alla creazione.
Con Aggiungi riga aggiungi una riga. In fondo a ogni riga puoi duplicarla — viene ripreso tutto tranne l'indirizzo e-mail — oppure rimuoverla.
Lascia attivo Invia invito dopo la creazione affinché tutte le persone create ricevano subito un invito.
Clicca su Crea e invita utenti; il pulsante ti indica il numero di righe.
amaise crea le persone una dopo l'altra. Una barra di avanzamento mostra a che punto è il passaggio e ogni riga si chiude con un segno di spunta o un'indicazione di errore. Se una riga non è riuscita, correggila direttamente nella tabella e clicca su Riprova — le righe già create non vengono elaborate una seconda volta.
La tabella contiene al massimo 500 utenti alla volta. Se il tuo file ha più righe, amaise legge solo le prime 500.
Compilare la tabella da un file CSV
Clicca su Scarica il modello CSV. Il modello viene generato per il tuo spazio di lavoro — le sue righe di esempio contengono esattamente i ruoli, i ruoli professionali e le lingue disponibili da voi.
Inserisci le tue persone nel modello e salvalo come file CSV.
Scegli il file sotto File CSV. Se la tabella contiene già qualcosa, amaise chiede se il file deve sostituirla.
Dopo la lettura, Assegnazione delle colonne mostra quale colonna del tuo file riempie quale campo. Se qualcosa non torna, scegli lì la colonna giusta; se il tuo file non ha una colonna per un campo, lascia Non assegnata — il campo resta vuoto e ruolo, ruolo professionale e lingua vengono riempiti con le impostazioni predefinite. Se nome e cognome si trovano in un'unica colonna, assegna quella colonna a uno solo dei due campi; amaise separa il nome da sé.
Se modifichi l'assegnazione delle colonne dopo aver modificato qualcosa nella tabella, l'elenco viene riletto dal file e le tue modifiche vanno perse. amaise lo chiede prima.
Individuare gli indirizzi duplicati
Già prima della creazione amaise controlla ogni indirizzo e-mail e contrassegna la riga interessata:
Già in questo Spazio di lavoro — la persona ha già accesso qui.
Indirizzo e-mail duplicato — l'indirizzo compare più volte nella tabella; resta la prima riga con quell'indirizzo.
Se ci sono righe di questo tipo, sopra la tabella compare il pulsante Rimuovi indirizzi duplicati con il loro numero. Un clic le elimina tutte in una volta.
I ruoli in sintesi
Amministratore dello spazio di lavoro — accesso completo allo spazio di lavoro: casi, utenti, impostazioni e reportistica. Può assegnare qualsiasi ruolo dello spazio di lavoro.
Amministratore tecnico — gestisce lo spazio di lavoro, ma non vede il contenuto dei casi. Adatto al personale IT. Può anch'esso assegnare qualsiasi ruolo, incluso Amministratore dello spazio di lavoro.
Utente di base — per il lavoro quotidiano sui casi. Nessun accesso alla gestione degli utenti o dello spazio di lavoro.
Utente esterno (anche in sola lettura) — per specialisti esterni come i periti medici. Accesso ai casi solo su invito.
Coordinatore esterno e Organizzazione esterna — per i fornitori esterni che inoltrano i casi ai loro specialisti.
amaise può adattare questi ruoli per il tuo spazio di lavoro o aggiungerne di propri su richiesta — per questo rivolgiti a Customer Success. La selezione dei ruoli mostra sempre i ruoli così come sono configurati per il tuo spazio di lavoro; quali autorizzazioni comprende un ruolo lo vedi in Impostazioni: Ruoli e autorizzazioni.
Un ruolo modificato, un accesso rimosso o un account eliminato ha effetto senza un nuovo accesso, al più tardi dopo circa 15 minuti.
Gestire gli utenti esistenti
Dal menu (i tre puntini) alla fine di ogni riga puoi:
Modifica utente — adattare il nome e i gruppi di accesso. Entrambi appartengono all'account della persona e valgono quindi in ogni spazio di lavoro di cui fa parte.
Invia invito — se il primo invito è scaduto.
Ripristina l'autenticazione a più fattori — la persona riconfigura l'MFA al prossimo accesso.
Elimina utente dallo spazio di lavoro — la persona perde l'accesso al tuo spazio di lavoro. Se non fa parte di nessun altro spazio di lavoro, il suo account viene eliminato; altrimenti mantiene gli altri spazi di lavoro.
Elimina profilo utente — solo per gli utenti Single Sign-On (vedi sotto): elimina l'account in amaise. Se la persona fa parte anche di un altro spazio di lavoro, amaise lo rifiuta e te lo segnala.
Le azioni disponibili dipendono dalla riga in questione: sulla tua riga le azioni di eliminazione sono nascoste, quindi il menu mostra meno voci o scompare del tutto.
Protezione da un blocco accidentale
amaise impedisce che tu possa bloccare te stesso o lo spazio di lavoro:
La tua riga: Non puoi modificare il tuo ruolo o il tuo accesso in questo elenco; il ruolo viene mostrato in sola lettura con un'icona a forma di lucchetto e le azioni di eliminazione sono nascoste sulla tua riga. amaise te lo segnala: «Non puoi modificare il tuo ruolo o il tuo accesso qui. Chiedi a un altro amministratore di effettuare questa modifica per te.»
Ultimo amministratore: Ogni spazio di lavoro deve avere almeno un amministratore. Se provi a declassare o rimuovere l'ultimo amministratore rimasto, amaise annulla l'azione: «Ogni spazio di lavoro deve avere almeno un amministratore. Assegna un altro amministratore prima di effettuare questa modifica.»
Utenti che accedono con il single sign-on (SSO)
Se la tua organizzazione accede tramite single sign-on (SSO), questi utenti sono contrassegnati con l'indicazione Utente Single Sign-On. Il loro nome, i gruppi di accesso, il ruolo e l'accesso allo spazio di lavoro provengono allora dal vostro provider di identità e non possono essere modificati qui — il nome visualizzato è mostrato solo a titolo informativo. Per assegnare un altro ruolo a una tale persona o toglierle l'accesso, modifica i suoi gruppi nel vostro provider di identità. Questi accessi vengono creati automaticamente al primo accesso della persona; non devi invitarli singolarmente.
Inviare più inviti contemporaneamente
Se sono state create più persone ma non ancora invitate, in alto a destra compare l'icona Invita utenti (con il numero di inviti in sospeso). Ti permette di selezionare più persone e inviare gli inviti in un solo passaggio.