La panoramica dei casi è il tuo punto di partenza centrale in amaise. Qui vedi tutti i casi del tuo spazio di lavoro in un colpo d’occhio e puoi gestirli.
Visualizzare e navigare tra i casi
Dopo aver effettuato l’accesso, arrivi direttamente alla panoramica dei casi. Ogni caso è mostrato come una scheda con le informazioni più importanti:
Riferimento caso e data dell'ultimo aggiornamento
Nome della persona assicurata, con l'azienda se indicata
Responsabile — chi sta gestendo il caso
Badge — piccole icone segnalano le particolarità, ad esempio nuovi documenti, accesso esterno o un caso ancora senza documenti
Clicca su Aprire caso per iniziare a lavorare — vedi Panoramica del caso: aprire e navigare un caso.
Stato di elaborazione di un caso
Mentre amaise sta lavorando su un caso, compare un’icona animata — sia sulla scheda del caso nella panoramica sia in alto nell’intestazione quando il caso è aperto. A colpo d’occhio vedi cosa sta succedendo:
Aggiunta di documenti (icona arancione): nuovi documenti vengono aggiunti a questo caso ed elaborati per la prima volta. L’elenco dei documenti potrebbe non essere ancora completo — è meglio attendere il termine di questa fase prima di iniziare a lavorare sul caso.
Aggiornamento (icona blu): documenti già elaborati vengono aggiornati in background — ad esempio, quando modifichi il tipo di un documento, amaise rigenera il suo riassunto. L’elenco dei documenti rimane completo e stabile — puoi continuare a lavorare.
Una volta completata l’elaborazione, l’icona scompare. Inoltre, ricevi una notifica via e-mail quando un caso ha terminato la sua prima elaborazione.
Quanto dura l'elaborazione?
La maggior parte dei casi è pronta in pochi minuti fino a circa un'ora. I casi grandi con molti documenti possono richiedere diverse ore — il nostro obiettivo è che ogni caso sia pronto entro 24 ore. Non devi tenere il caso aperto: l'icona animata mostra l'avanzamento, e la notifica via e-mail ti avvisa non appena il caso è pronto.
Identificare i casi vuoti
Un caso senza documenti riceve un’icona di avviso sulla sua scheda. Quando ci passi sopra con il mouse, compare l’indicazione "Questo caso non ha ancora documenti — aggiungi documenti per avviare l’elaborazione." Così vedi subito quali casi sono ancora in attesa di documenti.
Accesso rapido e fissaggio
La riga Accesso rapido in cima mostra i casi che hai aperto o lavorato di recente — ci torni con un clic. Appare finché nessuna ricerca e nessun filtro è attivo.
Il fissaggio è separato: clicca sull'icona a spillo di una scheda e il caso resta in cima all'elenco — su tutti i tuoi dispositivi. Un altro clic lo sgancia.
Filtrare i casi
Usa la barra sopra l'elenco dei casi per restringere la visualizzazione:
Campo di ricerca — cerca per nome o riferimento caso; con / ci entri direttamente
Interruttore attivi/archivio — passa dai casi attivi all'archivio; l'archivio è uno spazio separato che non si mescola mai all'elenco attivo
I miei casi — solo i casi per cui sei la persona responsabile
Con nuovi documenti — i casi che hanno ricevuto documenti di recente
Casi con accesso esterno — i casi condivisi con utenti esterni
Casi inattivi — i casi senza attività da tempo (solo se questa funzione è attiva nel tuo spazio di lavoro)
I filtri si combinano, ogni chip mostra quanti casi corrispondono, e il contatore ti dice quanti dei tuoi casi sono visualizzati. Se una ricerca trova casi nell'altro spazio, amaise te lo dice — ad esempio "2 casi corrispondenti nell'archivio" con un pulsante per passare di là.
Ordinare i casi
Clicca sulle opzioni di ordinamento per modificare l’ordine dei casi. Sono disponibili i seguenti criteri:
Cognome, nome (A-Z)
Nome, cognome (A-Z)
Ultima attività
Numero di riferimento
Creare un nuovo caso
Clicca sull’icona più (+) in alto a destra nella panoramica dei casi. Si apre l’assistente Creare nuovo caso, che ti guida nella creazione in tre passaggi.
Passaggio 1 — Dati del caso
Inserisci nome, cognome e Cliente / Contraente.
Imposta il responsabile — per impostazione predefinita sei tu.
Se serve, aggiungi un riferimento caso.
Se il tuo spazio di lavoro usa i gruppi di accesso, puoi sceglierne uno qui per limitare l'accesso.
Clicca su Continua al caricamento.
Se esiste già un caso simile, amaise te lo segnala — così eviti di creare casi doppi. Il messaggio dice "Un caso simile esiste già. Vuoi aggiungere documenti al caso '{nome del caso}'?" e ti offre due possibilità:
"Sì, aggiungi il file a '{nome del caso}'" — i documenti vengono inseriti nel caso esistente.
"No, creare nuovo caso" — amaise crea comunque un nuovo caso.
Passaggio 2 — Caricamento
Aggiungi i documenti del caso: clicca su Seleziona file oppure trascina i tuoi PDF nell’area. Clicca poi su Crea il caso e avvia l’elaborazione.
Passaggio 3 — Conferma
Il caso è creato e vedi i file aggiunti con il loro stato. amaise avvia subito l’elaborazione (OCR, segmentazione, classificazione, estrazione). Puoi chiudere la finestra ora con Chiudi — l’elaborazione del tuo caso continua e puoi tornare in qualsiasi momento.
Riceverai una notifica via e-mail al termine dell’elaborazione, se le notifiche via e-mail sono attive.
Aggiungere documenti a un caso
Puoi aggiungere documenti a un caso esistente in qualsiasi momento.
Nella panoramica dei casi, clicca sull’icona dei file sulla scheda del caso oppure scegli Gestisci i file dal menu a tre punti. Si apre una finestra con tutti i file del caso.
In fondo alla finestra, clicca su Seleziona file oppure trascina i tuoi PDF al suo interno.
amaise elabora automaticamente i nuovi documenti (OCR, segmentazione, classificazione, estrazione). I file aggiunti di recente sono contrassegnati con l’indicazione Appena aggiunto.
I file che non è stato possibile caricare — come duplicati o PDF troppo grandi — appaiono in rosso. Usa Rimuovi non riusciti per toglierli dalla lista. Quando hai finito, chiudi la finestra con Fine.
Sono supportati solo file PDF senza protezione con password. Ogni file può avere fino a 2000 pagine e 2 GB, e puoi aggiungere fino a 100 file per caricamento.
Rimuovere un file da un caso
Se non hai più bisogno di un file caricato, rimuovilo direttamente nel gestore file.
Apri Gestisci i file dalla scheda del caso o dal menu a tre punti.
Sul file desiderato, apri il menu a tre punti e scegli Sposta nel cestino.
Conferma l’azione. Il file e tutti i documenti da esso generati vengono spostati nel cestino.
⚠️ A differenza di un singolo documento eliminato, i documenti rimossi in questo modo non possono essere ripristinati — il file di origine da cui provengono non esiste più. Se pensi di voler recuperare singoli documenti in seguito, elimina piuttosto quei documenti specifici nell’elenco dei documenti. Per saperne di più, consulta l’articolo Studio dei documenti: organizzare i documenti.
Puoi rimuovere un file solo dopo che amaise ne ha completato l’elaborazione. Finché l’elaborazione è in corso, Sposta nel cestino è disattivato e una nota ti chiede di attendere il completamento dell’elaborazione.
Aprire un caso
Clicca su Aprire caso su una scheda. amaise ti riporta dove ti eri fermato — o alla vista predefinita del tuo spazio di lavoro. A sinistra passi tra le viste del caso (Dashboard, Cronologia del caso, Studio dei documenti); sul bordo destro trovi gli strumenti (CasePilot, DocPilot, Taccuino e altro) in ogni vista.
→ Per saperne di più: Panoramica del caso: aprire e navigare un caso
Archiviare o eliminare un caso
Quando hai terminato di lavorare su un caso, hai due possibilità:
Archiviare — Il caso viene spostato in archivio e nascosto dalla panoramica. Puoi riaprirlo in qualsiasi momento e tutte le tue modifiche vengono mantenute. L’archiviazione è reversibile.
Eliminare — Il caso e tutti i suoi file, note e annotazioni vengono cancellati in modo irreversibile. L’eliminazione è definitiva ed è disponibile solo per gli utenti con il permesso di eliminazione. Nei workspace in cui i casi vengono importati automaticamente da un altro sistema, l’eliminazione non è disponibile.
Dalla panoramica dei casi
Clicca sul menu a tre punti sulla scheda del caso nella panoramica.
Seleziona Archivia caso.
Se disponi del permesso di eliminazione, la finestra di conferma offre due opzioni — Sposta in archivio o Elimina ora. Altrimenti il caso viene archiviato direttamente.
In un caso aperto
Quando il caso è aperto, le stesse azioni si trovano nel menu del caso: clicca sul nome del caso nell’intestazione. Qui archiviazione ed eliminazione sono due voci distinte.
Seleziona Archivia caso per spostare il caso in archivio.
Oppure seleziona la voce distinta Elimina caso, evidenziata in rosso, per eliminare il caso definitivamente. Questa voce compare solo con il permesso di eliminazione e solo se i casi del tuo workspace non vengono sincronizzati automaticamente.
I casi archiviati sono nascosti di default. Puoi mostrarli con l'interruttore archivio accanto ad Attivi, sopra l'elenco.
Eliminare un caso archiviato
Se vuoi eliminare un caso archiviato in seguito:
Mostra i casi archiviati con l'interruttore archivio accanto ad Attivi.
Clicca sul menu a tre punti sulla scheda del caso archiviato.
Seleziona Elimina caso.
Conferma l’eliminazione.
L’eliminazione di un caso è definitiva e non può essere annullata.