Auf der Seite Benutzer verwaltest du, wer Zugang zu deinem Workspace hat. Du lädst neue Kolleg:innen oder externe Fachpersonen ein, vergibst ihnen eine Rolle und behältst den Überblick über alle bestehenden Zugänge.
Diese Seite steht dir zur Verfügung, wenn du die Rolle Workspace Admin oder Technischer Admin hast.
Die Benutzerübersicht öffnen
Öffne die Einstellungen (Zahnrad-Symbol in der linken Navigation) und wähle den Bereich Benutzer. Du siehst nun alle Personen, die Zugang zu deinem Workspace haben.
Was du in der Übersicht siehst
Für jede Person findest du den Namen, die E-Mail-Adresse, die Rolle und die letzte Anmeldung. Zusätzlich helfen dir ein paar Hinweise:
Externer Benutzer — kennzeichnet Personen ausserhalb deiner Organisation.
Inaktiv — die Person hat sich längere Zeit nicht mehr angemeldet.
Einladung ausstehend oder abgelaufen — die Person hat ihren Zugang noch nicht eingerichtet.
Über das Suchfeld findest du eine Person schnell, und mit den Filtern zeigst du zum Beispiel nur externe Benutzer:innen an.
Eine neue Benutzer:in einladen
Klicke oben rechts auf Benutzer:in erstellen (das Symbol mit dem Plus).
Fülle die Angaben aus:
Vorname und Nachname der Person.
Anzeigename — dieser wird automatisch aus Vor- und Nachname gebildet und zeigt dir nur als Vorschau, wie der Name später in amaise erscheint. Du musst hier nichts eintragen.
E-Mail-Adresse — an diese Adresse geht die Einladung.
Rolle — legt fest, was die Person sehen und tun darf (siehe unten).
Fachliche Rolle und Sprache — für die Anzeige und die richtige Zuordnung.
Berechtigungsgruppen — steuern, welche Fälle die Person sehen darf (optional).
Lass den Schalter Einladung senden aktiviert, damit die Person direkt eine E-Mail mit einem Link zum Einrichten ihres Passworts erhält.
Klicke auf Benutzer:in einladen.
Du kannst eine Person auch zuerst anlegen und die Einladung später senden — deaktiviere dazu den Schalter Einladung senden.
Die Rollen im Überblick
Workspace Admin — voller Zugriff auf den Workspace: Fälle, Benutzer:innen, Einstellungen und Reporting. Kann Rollen vergeben.
Technischer Admin — verwaltet den Workspace, sieht aber keine Fallinhalte. Geeignet für IT-Verantwortliche.
Basic Benutzer — für die tägliche Fallarbeit. Kein Zugriff auf die Benutzer- oder Workspace-Verwaltung.
Externer Benutzer (auch schreibgeschützt) — für externe Fachpersonen wie Gutachter:innen. Zugriff auf Fälle nur per Einladung.
Externer Koordinator und Externe Organisation — für externe Dienstleister, die Fälle an ihre Fachpersonen weiterleiten.
Bestehende Benutzer:innen verwalten
Über das Menü (die drei Punkte) am Ende jeder Zeile kannst du:
Benutzer bearbeiten — Name und Berechtigungsgruppen anpassen.
Einladung senden — falls die erste Einladung abgelaufen ist.
Multi-Faktor-Authentifizierung zurücksetzen — die Person richtet die MFA bei der nächsten Anmeldung neu ein.
Benutzer aus dem Workspace löschen — wenn die Person keinen Zugang mehr braucht.
Welche Aktionen verfügbar sind, hängt von der jeweiligen Zeile ab: Auf deiner eigenen Zeile sind die löschenden Aktionen ausgeblendet, sodass das Menü weniger Einträge zeigt oder ganz entfällt.
Schutz vor versehentlicher Aussperrung
amaise verhindert, dass du dich selbst oder den Workspace aussperrst:
Eigene Zeile: Deine eigene Rolle und deinen eigenen Zugriff kannst du in dieser Liste nicht ändern; die Rolle wird mit einem Schloss-Symbol schreibgeschützt angezeigt, und die löschenden Aktionen sind auf deiner Zeile ausgeblendet. amaise weist dich darauf hin: «Du kannst deine eigene Rolle oder deinen eigenen Zugriff hier nicht ändern. Bitte eine:n andere:n Administrator:in, diese Änderung für dich vorzunehmen.»
Letzte:r Administrator:in: Jeder Workspace benötigt mindestens eine:n Administrator:in. Versuchst du, die letzte verbleibende Administrator:in herabzustufen oder zu entfernen, bricht amaise die Aktion ab: «Jeder Workspace benötigt mindestens eine:n Administrator:in. Weise eine:n andere:n Administrator:in zu, bevor du diese Änderung vornimmst.»
Mit Single Sign-On (SSO) angemeldete Benutzer:innen
Meldet sich deine Organisation über Single Sign-On an, werden diese Benutzer:innen mit dem Hinweis SSO gekennzeichnet. Name und Berechtigungen stammen dann von eurem Identitätsanbieter und lassen sich hier nicht ändern — der Anzeigename wird nur zur Information angezeigt. Solche Zugänge werden automatisch erstellt, sobald sich die Person zum ersten Mal anmeldet; du musst sie nicht einzeln einladen.
Mehrere Einladungen auf einmal
Wurden mehrere Personen angelegt, aber noch nicht eingeladen, erscheint oben rechts das Symbol Benutzer:innen einladen (mit der Anzahl ausstehender Einladungen). Damit wählst du mehrere Personen aus und sendest die Einladungen in einem Schritt.