La gestion des accès te donne un contrôle total sur qui peut accéder à un cas — en particulier lors de la collaboration avec des personnes externes.
Ouvrir la gestion des accès
Tu trouveras la gestion des accès dans la barre d’outils sur le bord droit de l’écran — elle est disponible dans chaque vue. Clique dessus pour ouvrir le panneau d’accès.
Consulter les autorisations d’accès actuelles
Le panneau d’accès te montre toutes les personnes qui ont actuellement accès au cas, dans deux sections :
« Utilisateurs externes » — personnes ayant obtenu un accès via une collaboration. Chaque entrée indique la durée de validité de l’accès : « Accès jusqu’à et avec [date] », « Sans date d’expiration » ou « expiré ».
« Utilisateurs de l’espace de travail » — indique qui, dans ton espace de travail, peut accéder au cas : soit « Tous les utilisateurs de l’espace de travail », soit le groupe d’accès du cas. « Administrateurs et support » sont listés séparément — ils conservent toujours l’accès.
Restreindre un cas à un groupe d’accès
Si ton espace de travail utilise des groupes d’accès, tu peux modifier le groupe d’accès du cas directement dans la section « Utilisateurs de l’espace de travail ». Seuls les membres du groupe sélectionné pourront alors ouvrir le cas. La modification peut être annulée immédiatement.
Ajouter des utilisateurs externes
Tu peux ajouter des utilisateurs externes directement depuis le panneau d’accès. Utilise le champ « Ajouter des utilisateurs externes » pour rechercher et sélectionner la personne souhaitée.
Gérer l’accès
Ouvre l’entrée d’une personne pour ajuster son accès à tout moment :
Limiter l’accès dans le temps — définis une date d’expiration (« Accès jusqu’à et avec ») ; sans date, l’entrée affiche « Sans date d’expiration »
Restreindre l’accès aux documents — choisis le niveau de restriction : « Tous les documents » ou « Sélectionnés »
Attribuer des documents — avec un accès restreint, la liste « Documents accessibles » montre ce que la personne peut ouvrir. Fais glisser des documents depuis la liste de documents directement dans le panneau, ou utilise les boutons pour ajouter le document actuellement sélectionné ou tous les documents visibles dans le stockage de documents.
Révoquer l’accès — clique sur « Supprimer l’accès ». amaise te demande d’abord de confirmer, et tu peux accorder à nouveau l’accès à tout moment par la suite.
Accorder l’accès lors de la création d’une demande
Si tu adresses une demande de collaboration à une personne externe sans accès valide, tu dois d’abord accorder l’accès — directement dans le formulaire de demande : donne à la personne un accès de 30 jours à « Tous les documents » ou « Sélectionnés uniquement ». La deuxième option ouvre le panneau d’accès à côté du formulaire pour que tu puisses choisir les documents. (Voir « Collaboration : Demande à un prestataire externe »)
Accès délégué
Les prestataires de services externes peuvent transmettre leur accès à leurs propres expert·e·s. Une telle entrée affiche la mention « Accès délégué par : [nom] » — ses paramètres sont en lecture seule, car l’accès est géré via le prestataire externe.