La collaboration dans amaise te propose deux façons de travailler avec d’autres personnes :
Demande directe (chat) — Pose une question rapide à un·e collègue ou une personne externe via le chat. (Voir « Collaboration : poser une question à un·e collègue ou une personne externe »)
Demande formelle à un prestataire externe — Envoie une demande structurée à un prestataire externe. (Cet article)
Pour des questions plus complexes, tu peux envoyer une demande formelle à un prestataire externe (par exemple un bureau d’expertise). Ces demandes suivent un processus structuré avec attribution, réponse et vérification.
Créer une nouvelle demande formelle
Ouvre un cas et clique sur l’icône Collaboration dans la barre d’outils sur le bord droit de l’écran
Clique sur « Nouvelle demande »
Sélectionne le prestataire externe comme destinataire (voir la section suivante) — la demande est alors automatiquement formelle
Remarque : Tu ne vois un choix de type que si tu sélectionnes un ou une collègue directe — la demande devient alors un chat. Avec les prestataires externes, il n’y a rien à choisir : formel est la seule voie.
Choisir le destinataire
Sélectionne le prestataire externe à qui la demande doit être adressée. Tu trouveras les prestataires disponibles dans la section « Prestataires de services externes » de la liste des destinataires.
Formuler la demande
Saisis un sujet — résume ta demande en quelques mots, car il sert aussi d’objet pour les e-mails
Rédige ta question dans le champ de texte
Choisis la priorité : « Normale » ou « Urgente »
Optionnel : « Attacher des fichiers » — ajoute des fichiers supplémentaires (PDF, Word, Excel ou ZIP)
💡 Si le prestataire externe n’a pas encore d’accès valide au cas, tu dois d’abord accorder l’accès — directement dans le formulaire de demande. (Voir « Collaboration : gestion des accès »)
Envoyer la demande
Clique sur « Créer ». La demande sera envoyée au prestataire externe.
Marquer la demande comme urgente
Tu peux marquer une demande déjà envoyée comme urgente via son menu à trois points. Le destinataire verra alors que ta demande est prioritaire.
De plus, la ligne d’objet des e-mails de notification reçoit la mention [Urgent] (dans la langue du destinataire). Cette mention n’apparaît que dans l’e-mail — dans l’application, la demande affiche la priorité « Urgente ».
Le processus formel
Une demande formelle suit les étapes suivantes :
« Brouillon » → Tu crées la demande
« Non attribué » → L’administrateur·rice chez le prestataire externe attribue la demande à un·e expert·e
« En cours de traitement » → L’expert·e travaille sur la réponse
« Réponse en examen » → L’administrateur·rice vérifie la réponse
« Terminé » → Tu reçois la réponse et peux la consulter
Annuler la demande
Si tu souhaites retirer une demande, clique sur le menu à trois points à côté de la demande et choisis « Annuler la demande ». La demande sera retirée et le prestataire externe en sera informé.
Consulter la réponse
💡 Tu recevras automatiquement une notification par e-mail dès que la demande sera terminée et répondue.
Une fois la demande terminée, tu verras :
La réponse de l’expert·e — en texte et/ou fichiers joints
L’« Historique de la demande » — toutes les étapes et changements de statut
Clore la demande
Quand tu es satisfait·e de la réponse, tu peux archiver la demande via « Archiver la demande ».