Avec les exports de dossier, tu peux rassembler, exporter et partager en toute sécurité des documents sélectionnés d’un dossier avec des parties externes.

L’export de dossier crée un document PDF compilé à partir des documents sélectionnés d’un dossier. Tu peux le télécharger ou le partager directement et en toute sécurité avec des destinataires.

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Si des modèles sont configurés, une sélection de modèles apparaît d’abord. Choisis un modèle préconçu qui rassemble automatiquement les documents appropriés. L’export de dossier standard est l’option libre sans modèle, où tu sélectionnes manuellement les documents.

L’icône engrenage ouvre la configuration de l’export :

Le tri et le regroupement ont leur propre menu — voir Tri et regroupement plus bas.

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Le menu de tri (« Tri et groupement ») détermine l’ordre dans lequel les documents apparaissent dans l’export.

Les sept modes de tri :

Quel tri est actif : l’icône de tri indique elle-même le mode actif, et en survolant l’icône, une infobulle affiche le nom du mode — y compris l’ordre croissant ou décroissant.

Ce qui se passe lorsque tu déplaces un document manuellement : si tu déplaces un document par glisser-déposer alors qu’un tri automatique est actif, amaise passe automatiquement en Tri manuel. Tu vois alors le message « Passé au tri manuel ».

Titres automatiques (regroupement par type de document) : lorsque tu actives le regroupement, amaise insère un titre automatique pour chaque type de document et regroupe les documents sous ces titres — les documents sont donc réorganisés en groupes par type, pas seulement étiquetés. Lorsque tu le désactives, les titres automatiques sont supprimés. Les titres nommés que tu as créés ou renommés toi-même sont conservés.

Ce qui rétablit le mode manuel : déplacer un document de sorte que la logique de regroupement soit rompue fait repasser amaise aux titres manuels. Ajouter ton propre titre — ou en supprimer un automatique — te demande d’abord de confirmer (« Passer aux titres manuels ? ») avant de désactiver le regroupement automatique ; les documents conservent alors leur ordre actuel. Si un tri automatique était également actif, il passe lui aussi en mode manuel et tu vois le message « Passage aux titres et au tri manuels » ; si le tri était déjà manuel, tu vois uniquement « Passage aux titres manuels ».

Comment les nouveaux documents sont placés : les documents que tu ajoutes à un export en cours sont insérés à la bonne position selon l’ordre de tri actif. Les documents à égalité sur le critère de tri actif — même date du document, même date de réception ou même numéro de pagination — conservent un ordre stable, même après un rechargement.

Documents sans date : un document sans date de document affiche Aucune date dans la colonne de date. Avec un tri par date, ces documents sont regroupés ensemble.

L’icône de filtre restreint les documents proposés à la sélection — par exemple à un seul type de document ou aux documents que tu n’as pas encore exportés. Le filtre modifie uniquement ce que tu vois, pas le contenu de l’export.

Active Paginer les pages conformément à l’art. 8 OPGA pour que l’export reçoive une numérotation des pages fixe et continue dans la forme prescrite par la loi. Pour que ces numéros de page restent valables, les documents inclus sont verrouillés dès la création de l’export.

Un document verrouillé affiche un badge Paginé. Tu ne peux plus modifier son type ou ses données, ni le déplacer, le diviser, le fusionner, le marquer comme doublon ou le supprimer. Seul un administrateur ou une administratrice peut le déverrouiller en retirant la pagination (Supprimer la pagination dans le menu « … » du document). Un brouillon ne verrouille rien — le verrouillage s’applique à la création de l’export.

Tant que l’export est vide, tu vois Aucun document ajouté pour l’instant avec une courte indication pour commencer. La zone de dépôt elle-même affiche Dépose le document ou l’étiquette ici.

Un export peut contenir au maximum 1 800 documents et au maximum 2 000 entrées au total (documents et titres combinés). Si tu atteins une limite, amaise te demande de diviser la sélection en exports plus petits — voir Export de dossier : limites et dossiers volumineux.

Après la création, tu peux télécharger l’export directement via le bouton de téléchargement.

Le partage par lien est peut-être désactivé dans ton espace de travail. Si le bouton « Partager par lien » n’apparaît pas, partage plutôt par e-mail avec un code à usage unique — les deux méthodes offrent la même protection.

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Deux options sécurisées de partage sont disponibles :

Chaque export conserve un historique de ce qui lui est arrivé. Ouvre la fenêtre de partage et clique sur Historique pour voir la chronologie complète.

L’historique est un moyen rapide de confirmer que la bonne personne a reçu et ouvert un export.

Tous les exports créés s’affichent dans la liste des exports. Tu peux télécharger ou partager à nouveau des exports précédents à tout moment.

Si un lien partagé ne fonctionne pas ou si un e-mail n’arrive pas, tu trouveras des solutions dans l’article Export de dossier : problèmes et solutions.