Lorsqu’un export de dossier ne fonctionne pas comme prévu, cet article t’aide. Tu y trouveras les situations les plus fréquentes et ce que tu peux faire pour y remédier.
L’aperçu met longtemps à se charger
Pour les exports volumineux, le calcul de l’aperçu prend plus de temps. Pendant la création de l’aperçu, amaise t’affiche un temps d’attente estimé (« L’aperçu sera prêt dans … »). Tu trouveras des valeurs indicatives pour les temps d’attente habituels dans l’article Export de dossier : limites et dossiers volumineux.
Tu n’as pas besoin d’attendre : tu peux passer à un autre onglet du navigateur pendant le calcul de l’aperçu. L’export continue en arrière-plan, et lorsqu’il est terminé, amaise marque le titre de l’onglet avec ✓ Aperçu prêt et affiche une note verte Aperçu prêt. Dès que l’aperçu est prêt, il est aussi disponible dans la liste des exports. Si aucun aperçu n’apparaît après environ 20 minutes, amaise arrête d’attendre et affiche une erreur — crée alors un export plus petit (voir Export de dossier : limites et dossiers volumineux) et réessaie.
L’export échoue après plusieurs minutes
Si un export échoue, le message « Erreur lors de la création de l’aperçu » apparaît. (Si tu vois plutôt un message indiquant trop de documents ou d’entrées, consulte L’export est trop volumineux plus bas.) Cela signifie que l’export n’a pas pu être créé entièrement. Voici comment procéder :
Sélectionne moins de documents et crée à nouveau l’export.
Désactive la numérotation continue des pages (l’interrupteur « Paginer les pages conformément à l’art. 8 OPGA » dans les paramètres) si tu n’en as pas absolument besoin.
Si le problème persiste, contacte le support — nous sommes là pour toi.
L’export est trop volumineux
Un export de dossier peut contenir au maximum 1 800 documents et au maximum 2 000 entrées au total (documents et titres combinés). Si tu dépasses l’une des limites, amaise affiche un message clair au lieu d’échouer silencieusement :
« Ton export contient trop de documents. La limite est de 1800 — divise-le en exports plus petits. »
« Ton export contient trop d’entrées (documents et titres combinés). La limite est de 2000 — divise-le en exports plus petits ou supprime quelques titres. »
Divise le dossier en plusieurs exports plus petits et thématiques — par exemple par type de document, période ou étape de procédure. Si tu atteins la limite d’entrées tout en restant sous les 1 800 documents, tu peux aussi supprimer quelques titres personnalisés. Pour des conseils de planification, consulte l’article Export de dossier : limites et dossiers volumineux.
Un document est verrouillé
Certains documents sont verrouillés car ils font partie d’un export de dossier avec pagination continue. Dans ce cas, tu vois le message : « Ce document a été paginé dans un export et est donc verrouillé. Pour le déverrouiller, contacte ton administrateur ou administratrice. »
Tant qu’un document est verrouillé, tu ne peux plus modifier son type ni ses données, ni le déplacer, le diviser, le fusionner ou le supprimer. Le verrouillage maintient la numérotation continue des pages cohérente sur l’ensemble des documents ; seul un administrateur ou une administratrice peut le lever en retirant la pagination du document.
L’e-mail avec le code d’accès n’arrive pas
Lorsque tu partages un export par e-mail, le destinataire reçoit un code à usage unique (OTP). Si l’e-mail n’arrive pas :
Vérifie le dossier spam ou indésirables du destinataire.
Le code est valable 60 minutes. S’il a expiré, le destinataire en demande un nouveau directement sur la page d’accès via le bouton « Demander code d’accès » — tu n’as pas besoin de partager à nouveau l’export. L’accès lui-même reste valable 30 jours.
Le lien partagé ne fonctionne pas
Les liens partagés sont valables 30 jours. Une fois expirés, tu vois le message « Le lien a expiré » — ouvre la fenêtre de partage et clique sur Renouveler l’accès par lien pour le prolonger.
Le mot de passe ne change pas lorsque tu renouvelles. Si le destinataire ne l’a plus, ouvre la fenêtre de partage et, dans la section du lien, copie à nouveau le mot de passe (utilise l’icône d’affichage pour le révéler).
Si tu ne vois pas du tout la section « Partager l’export en toute sécurité par lien » dans la fenêtre de partage, le partage par lien est désactivé dans ton espace de travail. Dans ce cas, utilise le partage par e-mail avec un code à usage unique — les deux méthodes offrent la même protection.
Le destinataire ne peut pas ouvrir les documents
Si le destinataire saisit le mauvais mot de passe, il voit « Mauvais mot de passe » ; avec le partage par e-mail, un mauvais code affiche « Mauvais code d’accès ». Demande-lui de copier à nouveau soigneusement le mot de passe ou le code, sans espace au début ni à la fin.
Tu peux vérifier ce qui s’est passé : ouvre la fenêtre de partage et sélectionne Historique. Les tentatives échouées apparaissent comme « Accès refusé » et les ouvertures réussies comme « Export vu » — l’historique indique aussi quand l’export a été partagé ou téléchargé, ou quand un code d’accès a été demandé.