Lors du téléversement de tes documents dans amaise, une recherche automatique de doubles est effectuée. Cela peut se produire, par exemple, avec des fichiers PDF plus longs qui contiennent déjà un résumé de ton cas. Les doubles détectés sont masqués derrière le document original pour que ta liste de documents reste claire — rien n’est supprimé, et chaque double reste vérifiable à tout moment.
Où puis-je trouver les doubles ?
Si tu souhaites afficher tous les documents pour lesquels au moins un double a été détecté, ouvre la barre latérale des filtres de la liste des documents et active le bouton «Avec doublons» dans la section «Plus».
Comment vérifier s’il s’agit réellement d’un double ?
Un document avec des doubles détectés porte un petit badge avec l’icône de double et le nombre de doubles. Clique dessus pour ouvrir le panneau «Vérifier les doubles» : d’un côté tu vois le document original, à côté les documents identifiés comme doubles. L’onglet «Doubles reconnus» liste les doubles confirmés ; si amaise n’est pas sûr, les candidats apparaissent dans l’onglet «Doubles possibles».
Quand tu passes la souris sur un double, tu as trois options :
«Marquer comme document original» — échanger les rôles : ce document devient l’original.
«Comparer avec le document original» — ouvrir la comparaison côte à côte.
«Ce n'est pas un double» — le document revient dans la liste des documents comme document à part entière.
Dans l’onglet «Doubles possibles», tu confirmes un candidat avec «Il s'agit d'un double» ou tu le rejettes avec «Ce n'est pas un double».
Que vois-je dans la comparaison de documents ?
Quand tu compares un document identifié comme double avec le document original, toutes les différences détectées sont mises en évidence en couleur. Tu obtiens ainsi rapidement une vue d’ensemble pour savoir s’il s’agit réellement d’un double ou non.
Retrouver via la recherche un document masqué comme double
Parfois, le document que tu cherches est justement masqué comme double derrière un autre document. Pour qu’il reste tout de même trouvable, amaise prend aussi en compte les doubles masqués lors de chaque recherche et de chaque filtre — que tu recherches par titre, émetteur, destinataire, référence, dossier, date ou nom du fichier source.
Si ta recherche ou ton filtre correspond uniquement à un double masqué, le document original correspondant apparaît dans la liste avec la marque «Correspondance dans un double». Le document reste ainsi trouvable, même si la correspondance réelle se trouve dans le double masqué.
Clique sur la marque «Correspondance dans un double» pour ouvrir directement la vérification des doubles. Si le document a été masqué à tort comme double, tu peux le corriger à cet endroit — comme décrit ci-dessus.
Remarque : Sans droits d’édition, tu vois toujours la marque à titre indicatif, mais tu ne peux pas ouvrir la vérification des doubles depuis celle-ci.
Comment marquer moi-même des documents comme doubles ?
Étape par étape :
Clique sur les trois points («Plus d'options») du document que tu considères comme l’original.
Sélectionne «Marquer les doublons de ce document». Le document est sélectionné et le mode de sélection démarre.
Sélectionne tous les documents que tu as identifiés comme ses doubles.
Clique sur le bouton de sélection en haut de la liste des documents et choisis «Marquer les documents comme des doublons».
Les documents marqués disparaissent derrière le document original et peuvent y être vérifiés à tout moment — comme décrit ci-dessus.