Sur la page Utilisateurs, tu gères qui a accès à ton espace de travail. Tu invites de nouveaux collègues ou des spécialistes externes, tu leur attribues un rôle et tu gardes une vue d'ensemble de tous les accès existants.
Cette page t'est accessible si tu as le rôle Administrateur d'espace de travail ou Administrateur technique.
Ouvrir la vue d'ensemble des utilisateurs
Ouvre les Paramètres (l'icône en forme de roue dentée dans la navigation à gauche) et choisis la section Utilisateurs. Tu vois désormais toutes les personnes qui ont accès à ton espace de travail.
Ce que tu vois dans la vue d'ensemble
Pour chaque personne, tu trouves le nom, l'adresse e-mail, le rôle et la dernière connexion. Quelques indications t'aident également :
Utilisateur externe — signale les personnes en dehors de ton organisation.
Utilisateur inactif — la personne ne s'est pas connectée durant la période d'inactivité de ton espace de travail (90 jours par défaut). Tu définis cette période dans les Paramètres, sous Sécurité.
Créé, Invité ou Expirée — la personne n'a pas encore configuré son accès : pas encore invitée, invitation envoyée ou lien d'invitation expiré.
Utilise le champ de recherche pour trouver rapidement une personne, et les filtres pour n'afficher, par exemple, que les utilisateurs externes.
Inviter un nouvel utilisateur
Clique en haut à droite sur Créer un utilisateur ou une utilisatrice (l'icône avec le plus).
Remplis les informations :
Prénom et Nom de famille de la personne.
Nom affiché — il est composé automatiquement à partir du prénom et du nom et te montre seulement un aperçu de la façon dont le nom apparaîtra plus tard dans amaise. Tu n'as rien à saisir ici.
Adresse e-mail — l'invitation est envoyée à cette adresse.
Rôle — définit ce que la personne peut voir et faire (voir ci-dessous).
Rôle professionnel et Langue — pour l'affichage et la bonne attribution.
Groupes d'accès — déterminent quels dossiers la personne peut voir (facultatif).
Laisse l'interrupteur Envoyer l'invitation après la création activé pour que la personne reçoive immédiatement un e-mail avec un lien pour configurer son mot de passe.
Clique sur Inviter un utilisateur.
Tu peux aussi créer une personne d'abord et envoyer l'invitation plus tard — désactive pour cela l'interrupteur Envoyer l'invitation après la création.
Créer plusieurs utilisateurs et utilisatrices à la fois
En haut de la boîte de dialogue de création, tu choisis entre Création individuelle et Plusieurs utilisateurs et utilisatrices. Dans l'onglet Plusieurs utilisateurs et utilisatrices, tu crées jusqu'à 500 personnes en une seule fois — tu les saisis dans un tableau ou tu les fais lire depuis un fichier CSV.
Au-dessus du tableau, tu vois avec quoi amaise remplit les champs vides : le rôle, le rôle professionnel et la langue sont pré-remplis avec les valeurs par défaut de ton espace de travail.
Clique en haut à droite sur Créer un utilisateur ou une utilisatrice et passe à l'onglet Plusieurs utilisateurs et utilisatrices.
Remplis le tableau — Prénom, Nom de famille, Adresse e-mail, Rôle, Rôle professionnel et Langue. Chaque cellule reste modifiable jusqu'à la création.
Avec Ajouter une ligne, tu ajoutes une ligne. Au bout de chaque ligne, tu peux la dupliquer — tout est repris sauf l'adresse e-mail — ou la retirer.
Laisse Envoyer l'invitation après la création activé pour que toutes les personnes créées reçoivent immédiatement une invitation.
Clique sur Créer et inviter les utilisateurs et utilisatrices ; le bouton t'indique le nombre de lignes.
amaise crée les personnes les unes après les autres. Une barre de progression montre l'avancement et chaque ligne se termine par une coche ou une indication d'erreur. Si une ligne n'a pas abouti, corrige-la directement dans le tableau et clique sur Réessayer — les lignes déjà créées ne sont pas traitées une seconde fois.
Le tableau contient au maximum 500 utilisateurs et utilisatrices à la fois. Si ton fichier compte plus de lignes, amaise ne lit que les 500 premières.
Remplir le tableau depuis un fichier CSV
Clique sur Télécharger le modèle CSV. Le modèle est généré pour ton espace de travail — ses lignes d'exemple contiennent exactement les rôles, rôles professionnels et langues disponibles chez vous.
Saisis tes personnes dans le modèle et enregistre-le comme fichier CSV.
Sélectionne le fichier sous Fichier CSV. Si le tableau contient déjà quelque chose, amaise demande si le fichier doit le remplacer.
Une fois le fichier lu, Attribution des colonnes montre quelle colonne de ton fichier remplit quel champ. Si quelque chose ne colle pas, choisis-y la bonne colonne ; si ton fichier n'a pas de colonne pour un champ, laisse Non attribuée — le champ reste vide, et le rôle, le rôle professionnel et la langue sont remplis avec les valeurs par défaut. Si le prénom et le nom se trouvent dans une seule colonne, attribue cette colonne à un seul des deux champs ; amaise sépare le nom lui-même.
Si tu modifies l'attribution des colonnes après avoir édité quelque chose dans le tableau, la liste est relue depuis le fichier et tes modifications sont perdues. amaise te le demande avant.
Repérer les adresses en double
Avant toute création, amaise vérifie chaque adresse e-mail et signale la ligne concernée :
Déjà dans cet espace de travail — la personne a déjà un accès ici.
Adresse e-mail en double — l'adresse apparaît plusieurs fois dans le tableau ; la première ligne portant cette adresse est conservée.
Si de telles lignes existent, le bouton Supprimer les adresses en double apparaît au-dessus du tableau avec leur nombre. Un clic les retire toutes d'un coup.
Les rôles en un coup d'œil
Administrateur d'espace de travail — accès complet à l'espace de travail : dossiers, utilisateurs, paramètres et rapports. Peut attribuer n'importe quel rôle de l'espace de travail.
Administrateur technique — gère l'espace de travail, mais ne voit pas le contenu des dossiers. Convient au personnel informatique. Peut lui aussi attribuer n'importe quel rôle, y compris Administrateur d'espace de travail.
Utilisateur de base — pour le travail quotidien sur les dossiers. Pas d'accès à la gestion des utilisateurs ou de l'espace de travail.
Utilisateur externe (également en lecture seule) — pour les spécialistes externes comme les experts médicaux. Accès aux dossiers uniquement sur invitation.
Coordinateur externe et Organisation externe — pour les prestataires externes qui transmettent les dossiers à leurs spécialistes.
amaise peut ajuster ces rôles pour ton espace de travail ou y ajouter des rôles propres sur demande — adresse-toi pour cela à Customer Success. La sélection de rôle affiche toujours les rôles tels qu'ils sont configurés pour ton espace de travail ; les autorisations que comprend un rôle sont indiquées sous Paramètres : Rôles et autorisations.
Un rôle modifié, un accès retiré ou un compte supprimé prend effet sans nouvelle connexion, au plus tard après environ 15 minutes.
Gérer les utilisateurs existants
Via le menu (les trois points) au bout de chaque ligne, tu peux :
Modifier l'utilisateur — adapter le nom et les groupes d'accès. Les deux appartiennent au compte de la personne et s'appliquent donc dans chaque espace de travail dont elle fait partie.
Envoyer l'invitation — si la première invitation a expiré.
Réinitialiser l'authentification multi-facteur — la personne reconfigure le MFA lors de sa prochaine connexion.
Supprimer l'utilisateur de l'espace de travail — la personne perd l'accès à ton espace de travail. Si elle ne fait partie d'aucun autre espace de travail, son compte est supprimé ; sinon, elle conserve ses autres espaces de travail.
Supprimer le profil de l'utilisateur — uniquement pour les utilisateurs Single-Sign-On (voir ci-dessous) : supprime le compte dans amaise. Si la personne fait aussi partie d'un autre espace de travail, amaise refuse et te le signale.
Les actions disponibles dépendent de la ligne concernée : sur ta propre ligne, les actions de suppression sont masquées, de sorte que le menu affiche moins d'entrées, voire disparaît entièrement.
Protection contre un verrouillage accidentel
amaise t'empêche de te bloquer toi-même ou de bloquer l'espace de travail :
Ta propre ligne : Tu ne peux pas modifier ton propre rôle ni ton propre accès dans cette liste ; le rôle est affiché en lecture seule avec une icône de cadenas, et les actions de suppression sont masquées sur ta ligne. amaise te le signale : « Tu ne peux pas modifier ton propre rôle ni ton propre accès ici. Demande à un autre administrateur ou à une autre administratrice d'effectuer cette modification pour toi. »
Dernier administrateur ou dernière administratrice : Chaque espace de travail a besoin d'au moins un administrateur ou une administratrice. Si tu essaies de rétrograder ou de supprimer le dernier administrateur ou la dernière administratrice, amaise interrompt l'action : « Chaque espace de travail doit compter au moins un administrateur ou une administratrice. Désigne quelqu'un d'autre à ce rôle avant d'effectuer cette modification. »
Utilisateurs connectés via l'authentification unique (SSO)
Si ton organisation se connecte via l'authentification unique (SSO), ces personnes sont signalées par la mention Utilisateur Single-Sign-On. Leur nom, leurs groupes d'accès, leur rôle et leur accès à l'espace de travail proviennent alors de votre fournisseur d'identité et ne peuvent pas être modifiés ici — le nom affiché est indiqué à titre d'information uniquement. Pour attribuer un autre rôle à une telle personne ou lui retirer l'accès, modifie ses groupes dans votre fournisseur d'identité. Ces accès sont créés automatiquement dès la première connexion de la personne ; tu n'as pas besoin de les inviter individuellement.
Envoyer plusieurs invitations à la fois
Si plusieurs personnes ont été créées mais pas encore invitées, l'icône Inviter des utilisateurs et utilisatrices (avec le nombre d'invitations en attente) apparaît en haut à droite. Elle te permet de sélectionner plusieurs personnes et d'envoyer les invitations en une seule étape.