Con le esportazioni fascicoli puoi raccogliere, esportare e condividere in modo sicuro documenti selezionati di un caso con parti esterne.
Che cosa fa l’esportazione fascicoli?
L’esportazione fascicoli crea un documento PDF composto da documenti selezionati del caso. Puoi scaricarlo o condividerlo direttamente in modo sicuro con i destinatari.
Avviare l’esportazione
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Apri un caso
Clicca sull’icona Esporta nella barra di navigazione a sinistra
Inserisci il nome del destinatario nel campo di testo e conferma con il pulsante Invia
Selezionare un modello
Se sono configurati modelli, apparirà prima una selezione di modelli. Scegli un modello predefinito che compone automaticamente i documenti appropriati. L’Esportazione fascicoli standard è l’opzione libera senza modello, in cui selezioni manualmente i documenti.
Configurare le impostazioni
L’icona ingranaggio apre la configurazione dell’esportazione:
Copertina / indice — attiva o disattiva copertina e indice
Numerazione pagine — attiva la numerazione progressiva delle pagine (è l’impaginazione secondo l’art. 8 OPGA descritta più sotto, che blocca i documenti inclusi)
Formato nome file — definisci il formato del nome del file esportato, composto da segnaposto come l’intervallo di pagine, le tue iniziali, la data e il riferimento del caso
Ordinamento e raggruppamento hanno un proprio menu — vedi Ordinamento e raggruppamento più sotto.
Ordinamento e raggruppamento
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Il menu ordinamento ("Ordinamento e raggruppamento") determina l’ordine in cui i documenti appaiono nell’esportazione.
I sette modi di ordinamento:
Ordinamento manuale — definisci tu stesso l’ordine tramite trascinamento.
Per data documento (prima i più vecchi)
Per data documento (prima i più recenti)
Per data di ricezione (prima i più vecchi)
Per data di ricezione (prima i più recenti)
Per numero di paginazione (crescente)
Per numero di paginazione (decrescente)
Quale ordinamento è attivo: l’icona di ordinamento mostra essa stessa il modo attivo e, passandoci sopra con il mouse, appare un tooltip con il nome del modo — incluso l’ordine crescente o decrescente.
Cosa succede quando sposti un documento manualmente: se sposti un documento tramite trascinamento mentre è attivo un ordinamento automatico, amaise passa automaticamente a Ordinamento manuale. Vedrai quindi il messaggio "Passato all’ordinamento manuale".
Intestazioni automatiche (raggruppamento per tipo documento): quando attivi il raggruppamento, amaise inserisce un’intestazione automatica per ogni tipo di documento e raggruppa i documenti sotto tali intestazioni — i documenti vengono quindi riordinati in gruppi per tipo, non solo etichettati. Quando lo disattivi, le intestazioni automatiche vengono rimosse. Le intestazioni denominate che hai creato o rinominato tu rimangono invariate.
Cosa riporta alla modalità manuale: spostare un documento in modo da rompere la logica di raggruppamento riporta amaise alle intestazioni manuali. Aggiungere una tua intestazione — o rimuoverne una automatica — ti chiede prima di confermare ("Passare alle intestazioni manuali?") prima di disattivare il raggruppamento automatico; i documenti mantengono quindi il loro ordine attuale. Se era attivo anche un ordinamento automatico, passa anch’esso in modalità manuale e vedrai il messaggio "Passato a intestazioni e ordinamento manuale"; se l’ordinamento era già manuale, vedrai solo "Passato alle intestazioni manuali".
Come vengono inseriti i nuovi documenti: i documenti che aggiungi a un’esportazione in corso vengono inseriti nella posizione corretta in base all’ordinamento attivo. I documenti a pari merito sul criterio di ordinamento attivo — stessa data del documento, stessa data di ricezione o stesso numero di paginazione — mantengono un ordine stabile, anche dopo il ricaricamento.
Documenti senza data: un documento senza data del documento mostra Nessuna data nella colonna della data. Con un ordinamento per data, questi documenti vengono raggruppati insieme.
Filtrare i documenti
Con l’icona del filtro restringi quali documenti vengono proposti per la selezione — ad esempio a un singolo tipo di documento o ai documenti che non hai ancora esportato. Il filtro cambia solo ciò che vedi, non il contenuto dell’esportazione.
Riconoscere un filtro attivo: quando un filtro è attivo, l’icona del filtro è evidenziata (diventa arancione e mostra un puntino). È il segnale che stai vedendo solo una parte dei documenti.
Non viene eliminato nulla: i documenti che non corrispondono al filtro vengono nascosti, non rimossi. La lista mostra i documenti rimanenti e ti indica quanti sono nascosti dal filtro.
Mostrarli di nuovo: reimposta il filtro (l’opzione rossa Reimposta filtri nel menu del filtro) e i documenti nascosti riappaiono subito. I documenti già aggiunti all’esportazione vi rimangono indipendentemente dal filtro.
Indicatori nell’elenco: finché è attivo un filtro per tipo di documento, amaise segnala gli spazi vuoti direttamente nell’elenco con indicazioni come 1 documento nascosto dal filtro o 3 documenti nascosti dal filtro, così vedi esattamente dove si trovano i documenti nascosti.
Impaginazione secondo l’art. 8 OPGA
Attiva Impaginare le pagine secondo l’art. 8 OPGA affinché l’esportazione riceva una numerazione delle pagine fissa e continua nella forma prevista dalla legge. Affinché questi numeri di pagina restino validi, i documenti inclusi vengono bloccati al momento della creazione dell’esportazione.
Un documento bloccato mostra un badge Impaginato. Non puoi più modificarne il tipo o i dati, né spostarlo, dividerlo, unirlo, contrassegnarlo come duplicato o eliminarlo. Solo un amministratore può sbloccarlo rimuovendo l’impaginazione (Eliminare paginazione nel menu «…» del documento). Una bozza non blocca nulla: il blocco si applica alla creazione dell’esportazione.
Aggiungere documenti
Trascina singoli documenti nell’area di esportazione.
Trascina un tipo di documento per aggiungere tutti i documenti di quel tipo insieme.
Trascina un’etichetta per aggiungere tutti i documenti che la riportano.
Apri il menu "..." e seleziona "Aggiungi tutti i documenti visibili" per aggiungere tutto ciò che è attualmente visibile.
Finché l’esportazione è vuota, vedi Nessun documento aggiunto con una breve indicazione su come iniziare. L’area di rilascio stessa mostra Rilascia documento o etichetta qui.
Un’esportazione può contenere al massimo 1'800 documenti e al massimo 2'000 elementi in totale (documenti e intestazioni insieme). Se raggiungi un limite, amaise ti chiede di suddividere la selezione in esportazioni più piccole — vedi Esportazione fascicoli: limiti e casi voluminosi.
Creare l’esportazione
Facoltativo: clicca su Crea anteprima per generare un PDF provvisorio e controllare il risultato in anticipo. Le esportazioni voluminose richiedono un momento — amaise mostra un tempo di attesa stimato e il pulsante diventa Aggiorna anteprima una volta che esiste un’anteprima. Puoi continuare a lavorare in un’altra scheda; quando l’anteprima è pronta, il titolo della scheda mostra ✓ Anteprima pronta e compare una nota verde Anteprima pronta, così non devi sorvegliare la finestra.
Clicca su Creare esportazione — l’esportazione verrà generata. Un’esportazione non può più essere modificata in seguito, quindi controlla prima l’elenco. Se alcuni documenti sono diventati non validi dall’ultima modifica, amaise li rimuove e ti chiede di ricontrollare l’elenco prima di continuare.
Scaricare l’esportazione
Dopo la creazione puoi scaricare l’esportazione direttamente tramite il pulsante di download.
Condividere l’esportazione
La condivisione tramite link potrebbe essere disattivata nel tuo spazio di lavoro. Se il pulsante "Condividi tramite link" non appare, condividi invece via e-mail con un codice usa e getta — entrambi i modi offrono la stessa protezione.
📷 Qui arriverà presto uno screenshot.
Hai due modi sicuri per condividere:
Via e-mail — inserisci l’indirizzo e-mail. Il destinatario riceverà una e-mail con un codice usa e getta (OTP). Dopo aver inserito il codice potrà visualizzare l’esportazione — il PDF non viene inviato direttamente via e-mail.
Via link — attiva "Condividi in modo sicuro l’esportazione via link" e condividi il link generato insieme alla password.
Tenere traccia di chi ha avuto accesso all’esportazione
Ogni esportazione conserva una cronologia di ciò che le è accaduto. Apri la finestra di condivisione e clicca su Cronologia per vedere la sequenza temporale completa.
A colpo d’occhio: in cima alla cronologia vedi il numero di accessi e l’ultimo accesso, così capisci se un destinatario ha già aperto i documenti.
La sequenza temporale elenca ogni evento con chi l’ha generato e quando — per esempio Bozza creata, Esportazione creata, Esportazione condivisa, Esportazione visualizzata, Anteprima generata, Esportazione scaricata, Codice di accesso richiesto, Accesso negato (un tentativo di accesso fallito, ad esempio una password errata o un codice scaduto), Link disattivato e Il link è scaduto. I passaggi eseguiti da amaise stesso sono attribuiti al sistema.
La cronologia è un modo rapido per confermare che la persona giusta ha ricevuto e aperto un’esportazione.
Panoramica esportazioni
Tutte le esportazioni create sono elencate nella lista esportazioni. Puoi scaricare o condividere nuovamente esportazioni precedenti in qualsiasi momento.
Conservazione e nuovo download
Le esportazioni create rimangono nella lista esportazioni finché non le elimini.
Gli aggiornamenti di un’esportazione esistente (tramite il pulsante "Aggiorna") mantengono lo stesso destinatario e la paginazione della versione precedente — con la paginazione progressiva, la numerazione delle pagine prosegue da una versione all’altra.
I link condivisi sono validi per 30 giorni. Una volta scaduti, apri la finestra di condivisione e clicca su Rinnova l’accesso tramite link per prolungarli — non devi ricreare l’esportazione.
Puoi riscaricare l’esportazione tu stesso in qualsiasi momento. I destinatari con cui hai condiviso hanno accesso per 30 giorni. Il codice usa e getta è solo il passaggio di accesso: è valido per 60 minuti e può essere richiesto di nuovo in qualsiasi momento.
Se un link condiviso non funziona o un’e-mail non arriva, trovi le soluzioni nell’articolo Esportazione fascicoli: problemi e soluzioni.