Quando qualcosa non funziona come previsto in un’esportazione fascicoli, questo articolo ti aiuta. Qui trovi le situazioni più frequenti e cosa puoi fare per risolverle.
L’anteprima impiega molto tempo a caricarsi
Per le esportazioni voluminose, il calcolo dell’anteprima richiede più tempo. Mentre l’anteprima viene creata, amaise ti mostra un tempo di attesa stimato ("L’anteprima sarà pronta in …"). Trovi valori indicativi per i tempi di attesa abituali nell’articolo Esportazione fascicoli: limiti e casi voluminosi.
Non devi aspettare: puoi passare a un’altra scheda del browser mentre l’anteprima viene calcolata. L’esportazione continua in background e, quando è terminata, amaise contrassegna il titolo della scheda con ✓ Anteprima pronta e mostra una nota verde Anteprima pronta. Non appena l’anteprima è pronta, è disponibile anche nella lista esportazioni. Se dopo circa 20 minuti non compare alcuna anteprima, amaise smette di attendere e mostra un errore — crea allora un’esportazione più piccola (vedi Esportazione fascicoli: limiti e casi voluminosi) e riprova.
L’esportazione fallisce dopo diversi minuti
Se un’esportazione fallisce, appare il messaggio "Errore durante la creazione dell’anteprima". (Se invece vedi un messaggio che segnala troppi documenti o elementi, leggi L’esportazione è troppo grande più sotto.) Significa che l’esportazione non è stata creata completamente. Ecco come procedere:
Seleziona meno documenti e crea di nuovo l’esportazione.
Disattiva la numerazione progressiva delle pagine (l’interruttore "Impaginare le pagine secondo l’art. 8 OPGA" nelle impostazioni) se non ti serve assolutamente.
Se il problema persiste, contatta il supporto — siamo qui per te.
L’esportazione è troppo grande
Un’esportazione fascicoli può contenere al massimo 1'800 documenti e al massimo 2'000 elementi in totale (documenti e intestazioni insieme). Se superi uno dei limiti, amaise mostra un messaggio chiaro invece di fallire silenziosamente:
"L'esportazione contiene troppi documenti. Il limite è 1800: dividila in esportazioni più piccole."
"L'esportazione contiene troppi elementi (documenti e intestazioni combinati). Il limite è 2000: dividila in esportazioni più piccole o rimuovi alcune intestazioni."
Dividi il caso in più esportazioni più piccole e tematiche — ad esempio per tipo di documento, periodo o fase procedurale. Se raggiungi il limite di elementi pur restando sotto i 1'800 documenti, puoi anche rimuovere alcune intestazioni personalizzate. Per consigli sulla pianificazione, consulta l’articolo Esportazione fascicoli: limiti e casi voluminosi.
Un documento è bloccato
Alcuni documenti sono bloccati perché fanno parte di un’esportazione fascicoli con paginazione progressiva. In questo caso vedi il messaggio: "Questo documento è stato impaginato in un'esportazione ed è quindi bloccato. Per sbloccarlo, contatta il tuo amministratore."
Finché un documento è bloccato non puoi più modificarne il tipo o i dati, né spostarlo, dividerlo, unirlo o eliminarlo. Il blocco mantiene coerente la numerazione progressiva delle pagine su tutti i documenti; solo un amministratore può rimuoverlo eliminando la paginazione del documento.
L’e-mail con il codice di accesso non arriva
Quando condividi un’esportazione via e-mail, il destinatario riceve un codice usa e getta (OTP). Se l’e-mail non arriva:
Controlla la cartella spam o posta indesiderata del destinatario.
Il codice è valido per 60 minuti. Se è scaduto, il destinatario ne richiede uno nuovo direttamente sulla pagina di accesso tramite il pulsante "Richiedi codice d’accesso" — non devi condividere di nuovo l’esportazione. L’accesso stesso resta valido per 30 giorni.
Il link condiviso non funziona
I link condivisi sono validi per 30 giorni. Una volta scaduti, vedi il messaggio "Link scaduto" — apri la finestra di condivisione e clicca su Rinnova l’accesso tramite link per prolungarlo.
La password non cambia quando rinnovi. Se il destinatario non ce l’ha più, apri la finestra di condivisione e, nella sezione del link, copia di nuovo la password (usa l’icona di visualizzazione per mostrarla).
Se non vedi affatto la sezione "Condividi in modo sicuro l’esportazione via link" nella finestra di condivisione, la condivisione tramite link è disattivata nel tuo spazio di lavoro. In questo caso, usa la condivisione via e-mail con un codice usa e getta — entrambi i modi offrono la stessa protezione.
Il destinatario non riesce ad aprire i documenti
Se il destinatario inserisce la password errata vede "Password errata"; con la condivisione via e-mail, un codice errato mostra "Codice d'accesso errato". Chiedigli di copiare di nuovo con attenzione la password o il codice, senza spazi all’inizio o alla fine.
Puoi verificare cosa è successo: apri la finestra di condivisione e seleziona Cronologia. I tentativi falliti compaiono come "Accesso negato" e gli accessi riusciti come "Esportazione visualizzata" — la cronologia mostra anche quando l’esportazione è stata condivisa o scaricata, o quando è stato richiesto un codice di accesso.