Quando carichi i tuoi documenti in amaise, il sistema cerca automaticamente i duplicati. Questo può accadere, per esempio, con file PDF più lunghi che contengono già un riassunto del tuo caso. I duplicati rilevati vengono nascosti dietro il documento originale, così il tuo elenco dei documenti resta ordinato — nulla viene eliminato e ogni duplicato rimane verificabile in qualsiasi momento.
Dove trovo i duplicati?
Se vuoi visualizzare tutti i documenti per cui è stato rilevato almeno un duplicato, apri la barra laterale dei filtri dell’elenco dei documenti e attiva l’interruttore "Con duplicati" nella sezione "Altro".
Come verifico se si tratta davvero di un duplicato?
Un documento con duplicati rilevati porta un piccolo badge con l’icona di duplicato e il numero di duplicati. Cliccaci sopra per aprire il pannello "Verifica duplicati": da un lato vedi il documento originale, accanto i documenti identificati come duplicati. La scheda "Duplicati riconosciuti" elenca i duplicati confermati; se amaise non è sicuro, i candidati appaiono nella scheda "Possibili duplicati".
Quando passi il mouse su un duplicato, hai tre opzioni:
"Contrassegnare come documento originale" — scambiare i ruoli: questo documento diventa l’originale.
"Confronta con il documento originale" — aprire il confronto affiancato.
"Questo non è un duplicato" — il documento torna nell’elenco dei documenti come documento autonomo.
Nella scheda "Possibili duplicati" confermi un candidato con "Questo è un duplicato" oppure lo rifiuti con "Questo non è un duplicato".
Cosa vedo nel confronto tra documenti?
Quando confronti un documento identificato come duplicato con il documento originale, tutte le differenze rilevate vengono evidenziate a colori. Così ottieni rapidamente una panoramica per capire se si tratta davvero di un duplicato oppure no.
Trovare tramite la ricerca un documento nascosto come duplicato
A volte proprio il documento che cerchi è nascosto come duplicato dietro un altro documento. Perché resti comunque trovabile, amaise include i duplicati nascosti in ogni ricerca e in ogni filtro — che tu cerchi per titolo, emittente, destinatario, riferimento, dossier, data o nome del file sorgente.
Se la tua ricerca o il tuo filtro corrisponde solo a un duplicato nascosto, il documento originale corrispondente appare nell’elenco con il contrassegno "Corrispondenza nel duplicato". Così il documento resta trovabile, anche se la corrispondenza effettiva si trova nel duplicato nascosto.
Clicca sul contrassegno "Corrispondenza nel duplicato" per aprire direttamente la verifica dei duplicati. Se il documento è stato nascosto per errore come duplicato, puoi correggerlo lì — come descritto sopra.
Nota: Senza diritti di modifica vedi comunque il contrassegno come indicazione, ma non puoi aprire da lì la verifica dei duplicati.
Come contrassegno io stesso/a dei documenti come duplicati?
Passo dopo passo:
Clicca sui tre puntini ("Altre opzioni") del documento che consideri l’originale.
Seleziona "Contrassegnare i duplicati di questo documento". Il documento viene selezionato e si avvia la modalità di selezione.
Seleziona tutti i documenti che hai identificato come suoi duplicati.
Clicca sul pulsante di selezione in cima all’elenco dei documenti e scegli "Contrassegnare i documenti come duplicati".
I documenti contrassegnati scompaiono dietro il documento originale e possono essere verificati lì in qualsiasi momento — come descritto sopra.