I file che puoi caricare in un caso dipendono da ciò che è attivato per il tuo spazio di lavoro. Questo articolo ti mostra i formati, i limiti e cosa fare quando un file non passa.

I file PDF sono attivati per impostazione predefinita in ogni spazio di lavoro. Ogni formato, PDF compreso, viene attivato o disattivato per il tuo spazio di lavoro da amaise: l'amministrazione del tuo spazio di lavoro non può modificarlo da sola. Se ti manca un formato, rivolgiti alla tua persona di contatto presso amaise.

La finestra di caricamento non elenca da nessuna parte i formati accettati. Te ne accorgi solo da ciò che ti propone la selezione file del tuo computer e dal messaggio quando un file viene rifiutato: "Questo tipo di file non può essere caricato." In uno spazio di lavoro che accetta solo PDF il messaggio è "È possibile caricare solo file PDF."

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Queste sono le categorie, sempre che siano attivate per il tuo spazio di lavoro:

Non vengono accettati: archivi 7z e RAR, Apple Pages, Numbers e Keynote, oltre a file audio e video. Il tipo di file viene riconosciuto dal contenuto del file, non dal suo nome: rinominare un file in .pdf non serve.

Nota: Tre casi particolari. Una pagina web salvata in XHTML non viene accettata: salvala in HTML o in PDF. Un file .ics nel vecchio formato vCalendar 1.0 non viene accettato, ma solo iCalendar 2.0. E un file .txt che inizia con le intestazioni di un'e-mail viene trattato come un'e-mail: serve allora la categoria E-mail attivata.

Per l'elaborazione amaise li converte in PDF. Il tuo file originale resta invariato: quando clicchi sul nome del file nell'elenco dei file, scarichi esattamente il file che hai caricato. Vedi una voce per ogni file caricato, con il nome che gli hai dato.

I file XML che contengono un formato di scambio strutturato — fatture elettroniche come UBL o forum-datenaustausch.ch, HL7, ACORD, e in generale ogni file XML che dichiara uno schema — vengono rifiutati: "Questo file contiene dati strutturati e non un documento visualizzabile. Carica invece la versione PDF."

Dopo la conversione un file può avere al massimo 2000 pagine. Se un file viene rifiutato perché ha troppe pagine, oppure se la conversione dura troppo a lungo ("La conversione di questo file ha richiesto troppo tempo. Salvalo come PDF e carica quello."), salvalo come PDF dal programma di origine e carica quel PDF. I PDF non hanno un limite di pagine: trovi di più nell'articolo Panoramica dei casi: PDF grandi e limiti di pagine.

Un archivio, una cartella o un'e-mail compaiono come una voce simile a una cartella; la riga sotto il nome, per esempio "12 file", indica quanti file contiene, e i file contenuti stanno annidati sotto di essa. La voce stessa non ha pagine. Per archivi ZIP e cartelle la finestra di caricamento ti mostra già prima del caricamento cosa c'è dentro.

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Suggerimento: Se le cartelle sono attivate per il tuo spazio di lavoro e vuoi mantenere la struttura delle tue cartelle, carica la cartella invece di comprimerla: trascinala nella finestra oppure clicca sull'icona della cartella ("Seleziona intera cartella"). Una cartella trascinata conta come uno dei 500 file per caricamento, per quanti file contenga. Senza questa attivazione una cartella trascinata viene rifiutata.

Valgono questi limiti:

Con un'e-mail (.eml, .msg) il messaggio stesso diventa il primo documento, con il nome del suo oggetto; ogni allegato diventa un documento a sé accanto. Formattazione, tabelle e immagini incorporate vengono mantenute. Le immagini ospitate su internet, per esempio nelle firme, non vengono caricate e compaiono come segnaposto "[immagine non caricata]". Un'e-mail può contenere al massimo 100 allegati ("Questa e-mail contiene troppi allegati. Caricali singolarmente."), un file .eml deve restare sotto i 150 MB, un file .msg sotto i 128 MB, e il testo del messaggio può arrivare al massimo a 200 pagine.

Una casella di posta (.mbox) dà una voce per ogni e-mail — al massimo 500 e-mail, sotto i 2 GB — e ognuna di quelle e-mail viene poi decompressa allo stesso modo.

Un PDF protetto da password compare dapprima come non elaborato. A seconda del tuo spazio di lavoro e delle tue autorizzazioni, in un caso aperto vedi "Inserisci la password" nell'elenco dei file: inserisci lì la password e l'elaborazione prosegue. La finestra ti dice: "Manteniamo il tuo file esattamente come l'hai caricato e lavoriamo su una copia non protetta. La password viene conservata solo fino all'apertura del file e poi eliminata." e "Se scarichi il file in seguito, resta protetto e chiede questa password."

Se il tuo spazio di lavoro non lo offre, il messaggio è "Questo file è protetto da password. Rimuovi la protezione e caricalo di nuovo." — togli allora la password nel tuo programma PDF e carica di nuovo il file.

I file Word, Excel e PowerPoint protetti da password, così come gli archivi con contenuti cifrati, non possono essere sbloccati in amaise: rimuovi la protezione e caricali di nuovo. Un PDF vincolato a un certificato va aperto dove il certificato è installato, salvandone da lì una copia non protetta. Un PDF protetto da password e con firma digitale non può essere sbloccato in amaise, perché rimuovere la password distruggerebbe la firma: carica una copia senza password.

La voce resta nell'elenco e mostra il motivo in rosso sotto il nome del file. Gli altri file del tuo caricamento non sono interessati e la persona responsabile del caso viene informata per e-mail.

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La maggior parte dei motivi si risolve caricando un file corretto. Un pulsante per riprovare esiste solo per i caricamenti interrotti.

Suggerimento: Se un file .tif, .htm o .jpeg viene rifiutato anche se il tuo spazio di lavoro accetta immagini o pagine web, rinominalo in .tiff, .html o .jpg, oppure selezionalo con "Seleziona file" invece di trascinarlo. Se un file è stato rifiutato per il suo tipo, rinominarlo non serve: convertilo piuttosto, per esempio in PDF.