In der Dokumentenliste stehen dir verschiedene Filter- und Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, um schnell die relevanten Dokumente zu finden.
Filtern nach Dossier
Im Bereich Dossiers in der linken Seitenleiste kannst du nach Aktenstruktur filtern:
Klicke auf ein Dossier (z. B. "Eigene Akten"), um nur dessen Dokumente anzuzeigen
Die Anzahl der Dokumente pro Dossier wird als Badge angezeigt
Halte Ctrl oder Shift gedrückt, um mehrere Dossiers gleichzeitig auszuwählen
Filtern nach Dokumenttyp
Im Bereich Dokumenttypen werden alle erkannten Typen hierarchisch angezeigt:
Klicke auf einen Dokumenttyp, um nach ihm zu filtern
Übergeordnete Kategorien (z. B. "Medizinisch") fassen alle Untertypen zusammen
Ausgeblendete Typen kannst du über den Link "Alle anzeigen" einblenden
Nutze die Suche (Lupen-Icon), um einen bestimmten Dokumenttyp zu finden
Halte Ctrl oder Shift gedrückt, um mehrere Dokumenttypen gleichzeitig auszuwählen
Filtern nach Labels
Im Bereich Labels kannst du nach manuell vergebenen Labels filtern. Alle im Fall vorhandenen Labels werden hier aufgelistet.
Zusätzlich stehen im Labels-Panel (oberhalb der Labels) zwei Spezialfilter zur Verfügung:
Mit Duplikaten — Zeigt Dokumente mit erkannten Duplikaten an
Papierkorb — Zeigt gelöschte Dokumente
Filtern nach Absender/Empfänger
Über den Absender/Empfänger-Filter in der Filterleiste kannst du Dokumente nach Absender:in, Firma des Absenders, Empfänger:in oder Firma des Empfängers eingrenzen.
Filtern nach Favoriten
Über den Favoriten-Filter kannst du dir gezielt die Dokumente anzeigen lassen, die du mit einem Stern als Favorit markiert hast.
Nach Ursprungsdatei filtern
Manchmal suchst du nicht ein einzelnes Dokument, sondern alle Dokumente, die aus derselben Ursprungsdatei stammen. Dafür hast du zwei Möglichkeiten:
Über die Suchleiste — Gib den Namen der Ursprungsdatei in die Suchleiste ein. Die Suche findet Dokumente auch anhand der Ursprungsdatei und zeigt nur die passenden Dokumente an.
Über den Dateimanager — Öffne den Dateimanager, suche dort nach Dateiname oder ID und wähle bei der gewünschten Ursprungsdatei die Aktion «Dokumente in der Dokumentenliste anzeigen». Die Dokumentenliste wird dann auf die Dokumente dieser Ursprungsdatei eingegrenzt.
Filter kombinieren
Alle Filter lassen sich miteinander kombinieren. Aktive Filter werden oberhalb der Dokumentenliste angezeigt und können einzeln entfernt werden.
Hinweis: Trifft ein Filter nur auf ein Dokument zu, das als Duplikat hinter einem anderen ausgeblendet ist, erscheint das zugehörige Originaldokument mit der Markierung «Treffer im Duplikat». So bleibt auch ein ausgeblendetes Dokument auffindbar – mehr dazu im Artikel Aktenstudium: Duplikaterkennung.
Dokumente auswählen
Um Dokumente auszuwählen, musst du zuerst den Auswahlmodus aktivieren:
Klicke auf das "..."-Menü oberhalb der Dokumentenliste
Wähle "Dokumente auswählen"
Es erscheinen Checkboxen bei jedem Dokument — wähle die gewünschten Dokumente einzeln aus
Im Auswahlmodus kannst du dann Aktionen auf die ausgewählten Dokumente anwenden (z. B. Export).