Die Dokumentenliste ist das zentrale Element im Aktenstudium — du findest sie im Panel, das in der App «Dokumentablage» heisst. Sie zeigt alle Dokumente eines Falls und bietet vielfältige Möglichkeiten zur Navigation und Organisation. Neben der Dokumentenliste stehen dir der CasePilot (KI-Chat zum gesamten Fall) und der DocPilot (KI-Chat zum ausgewählten Dokument) als ergänzende Panels zur Verfügung.
Ansichtsmodi
Öffne das «...»-Menü oberhalb der Dokumentenliste und wähle Ansicht der Dokumentliste, um zu wechseln zwischen:
Standard — die Kartenansicht mit Dokumentdetails
Minimal — kompakte Liste mit weniger Details
Vorschau — Vorschaubilder der ersten Seite jedes Dokuments
Zusammenfassung — zeigt die KI-generierte Kurzfassung direkt in der Liste (wenn Zusammenfassungen in deinem Workspace aktiviert sind)
Im selben Menü steuerst du über Sichtbare Dokumentdaten, welche Details die Karten zeigen.
Aufbau der Dokumentenliste
Je nach Ansichtsmodus zeigt dir jedes Dokument in der Liste auf einen Blick:
Dokumenttyp — Icon und Farbe zeigen die Klassifizierung
Titel — Der erkannte oder zugewiesene Dokumenttitel
Dokumentdatum — Wann das Dokument datiert ist
Eingangsdatum — Wann das Dokument eingegangen ist
Seitenanzahl — Wie viele Seiten das Dokument hat
Aussteller:in — Wer das Dokument ausgestellt hat
Zusammenfassung — Eine KI-generierte Kurzfassung des Inhalts (je nach Ansichtsmodus)
Dossier- und Dokumenttyp-Chips
Abhängig vom gewählten Ansichtsmodus und deinen Einstellungen können unter einem Dokument Chips für das zugehörige Dossier und den Dokumenttyp erscheinen. Du kannst diese Chips verwenden, um schnell nach ähnlichen Dokumenten zu filtern.
Ein Dokument kann zusätzlich die orange Markierung «Treffer im Duplikat» tragen, wenn es nur über ein ausgeblendetes Duplikat in der Liste erscheint. Mehr dazu im Artikel zur Duplikaterkennung.
Gelesen/Ungelesen-Status
Jedes hochgeladene Dokument ist standardmässig als ungelesen markiert. Der Lesestatus wird durch den kleinen Kreis links neben dem Dokumenttitel angezeigt:
Gefüllt, blau — Das Dokument ist ungelesen
Gefüllt, grau — Das Dokument ist teilweise gelesen (geöffnet, aber noch nicht jede Seite)
Nur Umriss — Das Dokument wurde vollständig gelesen
Klicke auf den Kreis, um ein Dokument als gelesen oder ungelesen zu markieren (oder drücke r). Der Filter Ungelesen im Bereich Mehr der Filterleiste schränkt die Liste auf ungelesene Dokumente ein — und bietet mit einem Klick «Alle als gelesen markieren».
Dokument öffnen
Klicke auf ein Dokument in der Liste, um es im PDF-Viewer zu öffnen. Das ausgewählte Dokument wird in der Liste hervorgehoben. Am Ende der Liste bringt dich die Leiste «Ende der Liste — zurück zum ersten Dokument» direkt zurück an den Anfang — praktisch, wenn du bis ans Ende geblättert hast.
Aktionen pro Dokument
Drei-Punkte-Menü
Über das Kontextmenü (Drei-Punkte-Menü) eines Dokuments hast du folgende Möglichkeiten — die Korrektur-Aktionen sind darin unter der Überschrift «Fehler korrigieren» gruppiert:
Dokumenttyp ändern — Klassifizierung des Dokuments anpassen
Labels ändern — Labels hinzufügen oder entfernen (dieser Eintrag erscheint nur, wenn der Fall bereits Labels hat)
Fehlende Dokumentdaten hinzufügen — Metadaten wie Datum oder Aussteller:in ergänzen. Du kannst Titel, Dokumentdatum, Absender, Firma und Facharzttitel auch direkt per Doppelklick auf das entsprechende Feld in der Dokumentenliste bearbeiten.
Mit vorherigem Dokument verbinden — Dokument mit dem darüberliegenden zusammenführen
Duplikate dieses Dokuments markieren — Gleiche Dokumente im Fall kennzeichnen
Ursprungsdatei anzeigen — Die ursprünglich hochgeladene Datei anzeigen
Hover-Aktionen
Wenn du mit der Maus über eine Dokumentzeile fährst, erscheinen zusätzliche Aktionen:
Als wichtiges Dokument markieren (Stern-Icon) — Dokument als wichtig markieren oder Markierung entfernen
In den Papierkorb legen (Papierkorb-Icon) — Dokument in den Papierkorb verschieben. Ein so gelöschtes Dokument kannst du jederzeit wiederherstellen; es bleibt dauerhaft im Papierkorb und wird nicht automatisch entfernt. Wann sich ein Dokument nicht mehr wiederherstellen lässt, erfährst du im Artikel Aktenstudium: Dokumente organisieren.
Dokumente sortieren
Das Sortier-Symbol befindet sich rechts in der Filterleiste oberhalb der Dokumentenliste — ganz am rechten Rand neben den Filter-Chips. Das aktuelle Sortierkriterium wird als Tooltip angezeigt, wenn du mit der Maus darüber fährst.
Ein Klick auf das Symbol öffnet ein Menü mit allen verfügbaren Sortieroptionen:
Option | Beschreibung |
Dokumentdatum (ältestes zuoberst) | Sortiert nach dem Datum des Dokuments, älteste Dokumente zuerst |
Dokumentdatum (jüngstes zuoberst) | Sortiert nach dem Datum des Dokuments, neueste Dokumente zuerst |
Eingangsdatum (ältestes zuoberst) | Sortiert nach dem Datum, an dem das Dokument eingegangen ist, älteste zuerst |
Eingangsdatum (jüngstes zuoberst) | Sortiert nach dem Datum, an dem das Dokument eingegangen ist, neueste zuerst |
Originalreihenfolge (wie in der Ursprungsdatei) | Behält die Reihenfolge bei, in der die Dokumente in den hochgeladenen Dateien vorlagen |
Titel A-Z | Alphabetisch aufsteigend nach Dokumenttitel |
Titel Z-A | Alphabetisch absteigend nach Dokumenttitel |
Zeigt dein Workspace Titel aus einem angebundenen Quellsystem, sortieren die Titel-Optionen nach der Titel-Variante, die du anzeigen lässt.
Dokumentdatum vs. Eingangsdatum
Beim Sortieren nach Datum stehen zwei verschiedene Datumswerte zur Auswahl:
Dokumentdatum — Das Datum, das auf dem Dokument selbst steht, also wann es ausgestellt oder verfasst wurde. Dieses Datum wird von der KI aus dem Dokumentinhalt erkannt.
Eingangsdatum — Das Datum, an dem das Dokument im Fall eingegangen ist, also wann die Quelldatei hochgeladen wurde.
Die gewählte Sortierung wird automatisch gespeichert und beim nächsten Besuch wiederhergestellt.
Tastaturkürzel
Du kannst die Dokumentenliste vollständig über die Tastatur bedienen:
↑ / ↓ — Vorheriges / nächstes Dokument
Shift + ↑ / Shift + ↓ — Vorheriges / nächstes ungelesenes Dokument
r — Als gelesen / ungelesen markieren
Shift + R — Alle als gelesen markieren
w — Als wichtig markieren
u — Nur Ungelesene anzeigen
s — Sortiermenü öffnen
t — In die Dokumenttyp-Liste springen
x — Alle Filter löschen
Tipp: Die vollständige Liste und die Kürzel für andere Ansichten findest du im Artikel Persönliche Einstellungen: Tastaturkürzel.