amaise organisiert die Dokumente in deinem Fall automatisch. Hier erfährst du, wie die verschiedenen Ordnungssysteme funktionieren.
Dossiers
In den Falldossiers werden verschiedene Kopien der Dokumente angezeigt. Dein eigenes Dossier und das Dossier einer Fremdversicherung zum selben Fall werden gegebenenfalls in getrennten Falldossiers angezeigt.
Eigene Akten — Dokumente, die zu deinen eigenen Versicherungsunterlagen gehören
Fremdakten — Dokumente von Drittparteien oder Fremdversicherungen
Von amaise erkannt — Die KI ordnet die Datei automatisch einem Dossier zu
Beim Upload ordnet amaise jedes Dokument automatisch einem Dossier zu. So verschiebst du ein Dokument in ein anderes Dossier:
Ziehe das Dokument aus der Dokumentenliste auf das richtige Dossier im Bereich Dossiers der Filterleiste. Fehlt das Dossier dort oder ist es ausgegraut, klappe den Bereich bei Bedarf auf und klicke im Bereichs-Titel auf das Augen-Symbol Alle Dossiers anzeigen. Es erscheint, wenn du mit der Maus über den Bereich fährst, und blendet alle Dossiers ein, auch leere.
amaise fragt, ob auch die übrigen Dokumente derselben Ursprungsdatei ins Dossier sollen: Wähle Nur dieses Dokument oder Alle Dokumente.
Hast du ein Dokument versehentlich verschoben, verschiebst du es wieder ins ursprüngliche Dossier. Ist die automatische Zuordnung falsch, melde es uns zusätzlich im Support-Chat, siehe Abschnitt «Ein falsches Ergebnis melden» in Aktenstudium: Dokumentenliste.
💡 Die Dossier-Zuordnung bestimmt, in welcher Aktenstruktur das Dokument angezeigt wird. Ein Dokument gehört immer genau einem Dossier an.
Dokumenttypen
Dokumente werden automatisch klassifiziert und in einem hierarchischen Baum angezeigt, um eine schnelle und einfache Navigation zu ermöglichen.
Automatische Klassifizierung — amaise erkennt den Dokumenttyp (z. B. Arztbericht, Korrespondenz, Rechnung) automatisch
Hierarchische Struktur — Dokumenttypen sind in Kategorien gruppiert (z. B. Medizinisch, Administrativ, Korrespondenz)
Anzahl pro Typ — Neben jedem Dokumenttyp wird die Anzahl der zugehörigen Dokumente angezeigt
Klicke auf einen Dokumenttyp in der Filterleiste, um nur Dokumente dieses Typs anzuzeigen.
Duplikate
amaise erkennt Duplikate innerhalb eines Falls automatisch: Sie werden hinter dem Original verborgen und lassen sich jederzeit einblenden, überprüfen oder manuell markieren. Wie Erkennung und Überprüfung funktionieren, zeigt Aktenstudium: Duplikaterkennung.
Manuelle Labels
Erstelle eigene Labels, um Dokumente individuell zu gruppieren oder zu markieren:
Labels erstellen — Klicke auf das Plus-Symbol im Bereich Labels der Filterleiste. Dafür ist eine entsprechende Berechtigung erforderlich — nicht alle Benutzer:innen können Labels erstellen.
Labels zuweisen — Ziehe ein Dokument per Drag-and-Drop auf ein Label in der Filterleiste, oder verwende das Labels-Menü in der Dokumentzeile. Das Zuweisen oder Entfernen eines Labels kannst du über den Hinweis Rückgängig sofort widerrufen.
Labels filtern — Klicke auf ein Label in der Filterleiste, um nur markierte Dokumente anzuzeigen.
Die persönlichen Favoriten anderer Benutzer:innen werden ebenfalls in der Label-Übersicht angezeigt.
Papierkorb
Gelöschte Dokumente landen im Papierkorb. Ob du ein Dokument von dort zurückholen kannst, hängt davon ab, wie es gelöscht wurde.
Dokument löschen — Bewege die Maus über ein Dokument und klicke auf das Papierkorb-Symbol, oder ziehe das Dokument per Drag-and-Drop auf das Papierkorb-Symbol ganz oben in der Filterleiste.
Papierkorb anzeigen — Klicke ganz oben in der Filterleiste neben Aktiv auf das Papierkorb-Symbol, um alle gelöschten Dokumente zu sehen. Die Zahl daneben zeigt, wie viele Dokumente im Papierkorb liegen.
Wiederherstellen — Ein Dokument, das du selbst gelöscht hast, holst du jederzeit über Wiederherstellen aus dem Papierkorb zurück.
Dokumente, die nicht wiederhergestellt werden können
Manche Dokumente im Papierkorb lassen sich nicht wiederherstellen — nämlich dann, wenn nicht das einzelne Dokument, sondern seine zugrunde liegende Ursprungsdatei gelöscht wurde. Da die Datei, aus der das Dokument entstanden ist, nicht mehr vorhanden ist, kann amaise es nicht zurückholen. Solche Dokumente sind mit einem Warnsymbol gekennzeichnet (bei einem Fall aus einem anderen System mit dem Integrationssymbol), und Wiederherstellen ist deaktiviert. Ein Hinweis nennt dir den Grund:
Aus dem Fall gelöscht — Jemand hat die Ursprungsdatei im Dateimanager aus dem Fall entfernt. Wie das funktioniert, liest du im Artikel Fallübersicht: Fälle verwalten.
Im Quellsystem gelöscht — Wird ein Fall automatisch aus einem anderen System übernommen, kann die Datei dort gelöscht worden sein. Auch dann bleiben die zugehörigen Dokumente unwiederbringlich im Papierkorb.
💡 Möchtest du ein einzelnes Dokument später vielleicht wieder zurückholen, lösche gezielt dieses Dokument — nicht die ganze Ursprungsdatei. Nur selbst gelöschte Dokumente lassen sich wiederherstellen.