Bei umfangreichen Fällen lohnt es sich, die Grenzwerte eines Aktenexports zu kennen. So planst du grosse Exporte von Anfang an so, dass sie zuverlässig und schnell erstellt werden.
Maximalanzahl pro Export
Ein Aktenexport kann maximal 1'800 Dokumente enthalten. Es gibt zudem eine zweite Grenze, die Dokumente und Überschriften zusammenzählt: Ein Export kann höchstens 2'000 Einträge insgesamt enthalten. Strukturierst du einen grossen Export mit vielen eigenen Überschriften, kannst du die 2'000-Einträge-Grenze erreichen, während du noch unter 1'800 Dokumenten bist.
Überschreitest du eine der beiden Grenzen, zeigt amaise eine klare Meldung statt eines lautlosen Abbruchs:
Zu viele Dokumente: „Dein Aktenexport hat zu viele Dokumente. Die Obergrenze liegt bei 1800 – bitte teile ihn in kleinere Aktenexporte auf." Während du den Export zusammenstellst, zeigt amaise zudem an, wie viele Dokumente er aktuell enthält – im Vergleich zum Maximum.
Zu viele Einträge: „Dein Aktenexport hat zu viele Einträge (Dokumente und Überschriften zusammen). Die Obergrenze liegt bei 2000 – bitte teile ihn in kleinere Aktenexporte auf oder entferne einige Überschriften."
Um unter den Grenzen zu bleiben, teile die Akte in kleinere, thematische Exporte auf — oder entferne einige eigene Überschriften, falls du die Einträge-Grenze erreicht hast.
Empfohlene Grösse
Für die beste Vorschau-Performance empfehlen wir Aktenexporte mit weniger als rund 500 Dokumenten. Kleinere Exporte sind schneller erstellt und lassen sich flüssiger durchblättern.
Umfangreiche Akten aufteilen
Ist deine Akte deutlich grösser, teile sie in mehrere thematische Aktenexporte auf — zum Beispiel pro Dokumenttyp, Zeitraum oder Verfahrensschritt. Wie du grosse PDF-Dokumente vorab aufteilst, liest du im Artikel Fallübersicht: Grosse PDF-Dokumente aufteilen.
Wartezeit der Vorschau
Die Wartezeit hängt vom Umfang des Exports ab. Als Richtwert gilt:
weniger als 60 Sekunden für unter 100 Seiten
weniger als 3 Minuten für rund 500 Seiten
bis zu 10 Minuten für rund 2'000 Seiten
Du kannst während der Berechnung in einen anderen Browser-Tab wechseln — der Export wird weiter erstellt. Sobald er bereit ist, markiert amaise den Tab-Titel mit ✓ Vorschau bereit und zeigt einen grünen Hinweis Vorschau bereit. Erscheint nach rund 20 Minuten keine Vorschau, bricht amaise die Wartezeit ab und zeigt einen Fehler — erstelle dann einen kleineren Export und versuche es erneut.
Was passiert bei einem Fehler?
Schlägt ein Export fehl oder lädt die Vorschau ungewöhnlich lange, findest du die nächsten Schritte im Artikel Aktenexport: Probleme und Lösungen.