Wenn beim Aktenexport etwas nicht wie erwartet funktioniert, hilft dir dieser Artikel weiter. Hier findest du die häufigsten Situationen und was du dagegen tun kannst.
Die Vorschau lädt sehr lange
Bei grossen Exporten dauert die Berechnung der Vorschau länger. Während die Vorschau erstellt wird, zeigt amaise dir eine geschätzte Wartezeit an („Die Vorschau steht in … bereit"). Richtwerte für typische Wartezeiten findest du im Artikel Aktenexport: Grenzwerte und grosse Akten.
Du musst nicht warten: Du kannst während der Berechnung in einen anderen Browser-Tab wechseln. Der Export läuft im Hintergrund weiter, und sobald er fertig ist, markiert amaise den Tab-Titel mit ✓ Vorschau bereit und zeigt einen grünen Hinweis Vorschau bereit. Sobald die Vorschau fertig ist, steht sie zudem in der Exportliste bereit. Erscheint nach rund 20 Minuten keine Vorschau, bricht amaise die Wartezeit ab und zeigt einen Fehler — erstelle dann einen kleineren Export (siehe Aktenexport: Grenzwerte und grosse Akten) und versuche es erneut.
Der Export schlägt nach mehreren Minuten fehl
Schlägt ein Export fehl, erscheint die Meldung „Fehler beim Erstellen der Vorschau". (Siehst du stattdessen eine Meldung über zu viele Dokumente oder Einträge, lies Der Export ist zu gross weiter unten.) Das bedeutet, dass der Export nicht vollständig erstellt werden konnte. So gehst du vor:
Wähle weniger Dokumente aus und erstelle den Export erneut.
Schalte die fortlaufende Seitennummerierung aus (Schalter „Seiten nach Art. 8 ATSV paginieren" in den Einstellungen), falls du sie nicht zwingend brauchst.
Bleibt das Problem bestehen, wende dich an den Support — wir sind für dich da.
Der Export ist zu gross
Ein Aktenexport kann höchstens 1'800 Dokumente und höchstens 2'000 Einträge insgesamt (Dokumente und Überschriften zusammen) enthalten. Überschreitest du eine der Grenzen, zeigt amaise eine klare Meldung statt eines lautlosen Abbruchs:
„Dein Aktenexport hat zu viele Dokumente. Die Obergrenze liegt bei 1800 – bitte teile ihn in kleinere Aktenexporte auf."
„Dein Aktenexport hat zu viele Einträge (Dokumente und Überschriften zusammen). Die Obergrenze liegt bei 2000 – bitte teile ihn in kleinere Aktenexporte auf oder entferne einige Überschriften."
Teile die Akte in mehrere kleinere, thematische Exporte auf — zum Beispiel pro Dokumenttyp, Zeitraum oder Verfahrensschritt. Erreichst du die Einträge-Grenze, während du noch unter 1'800 Dokumenten bist, kannst du auch einige eigene Überschriften entfernen. Hinweise zur Planung findest du im Artikel Aktenexport: Grenzwerte und grosse Akten.
Ein Dokument ist gesperrt
Manche Dokumente sind gesperrt, weil sie Teil eines Aktenexports mit fortlaufender Paginierung sind. In diesem Fall siehst du den Hinweis: „Dieses Dokument wurde in einem Aktenexport paginiert und ist daher gesperrt. Zum Entsperren wende dich an deine:n Administrator:in."
Solange ein Dokument gesperrt ist, kannst du seinen Typ und seine Daten nicht mehr ändern und es nicht verschieben, teilen, zusammenführen oder löschen. Die Sperre hält die fortlaufende Seitennummerierung über alle Dokumente hinweg stimmig; nur ein:e Administrator:in kann sie aufheben, indem die Paginierung des Dokuments entfernt wird.
Die E-Mail mit dem Zugangscode kommt nicht an
Wenn du einen Export per E-Mail teilst, erhält die Empfänger:in einen Einmal-Code (OTP). Kommt die E-Mail nicht an:
Prüfe den Spam- oder Junk-Ordner der Empfänger:in.
Der Code ist 60 Minuten gültig. Ist er abgelaufen, fordert die Empfänger:in direkt auf der Zugangsseite über die Schaltfläche „Zugangscode anfordern" einen neuen Code an — du musst den Export dafür nicht neu teilen. Der Zugang selbst bleibt 30 Tage gültig.
Der geteilte Link funktioniert nicht
Geteilte Links sind 30 Tage gültig. Nach Ablauf siehst du den Hinweis „Link ist abgelaufen" — öffne den Teilen-Dialog und klicke auf Link-Zugang erneuern, um ihn zu verlängern.
Das Passwort ändert sich beim Erneuern nicht. Hat die Empfänger:in es nicht mehr, öffne den Teilen-Dialog und kopiere im Link-Bereich das Passwort erneut (mit dem Anzeigen-Symbol kannst du es sichtbar machen).
Siehst du den Abschnitt „Aktenexport sicher per Link teilen" im Teilen-Dialog gar nicht, ist das Teilen per Link in deinem Workspace deaktiviert. Nutze in diesem Fall das Teilen per E-Mail mit Einmal-Code — beide Wege bieten denselben Schutz.
Die Empfänger:in kann die Dokumente nicht öffnen
Gibt die Empfänger:in das falsche Passwort ein, sieht sie „Falsches Passwort"; beim Teilen per E-Mail erscheint bei einem falschen Code „Falscher Zugangscode eingegeben". Bitte sie, das Passwort oder den Code sorgfältig erneut zu kopieren — ohne Leerzeichen am Anfang oder Ende.
Du kannst nachsehen, was passiert ist: Öffne den Teilen-Dialog und wähle Verlauf. Fehlgeschlagene Versuche erscheinen als „Zugriff verweigert", erfolgreiche Zugriffe als „Aktenexport angesehen" — der Verlauf zeigt zudem, wann der Export geteilt oder heruntergeladen wurde oder wann ein Zugangscode angefordert wurde.