Mit den Aktenexporten kannst du ausgewählte Falldokumente zusammenstellen, exportieren und sicher mit externen Parteien teilen.
Was macht der Aktenexport?
Der Aktenexport erstellt ein zusammengestelltes PDF-Dokument aus ausgewählten Falldokumenten. Du kannst es herunterladen oder direkt sicher mit Empfänger:innen teilen.
Export starten
Öffne einen Fall
Wechsle zur Ansicht Aktenstudium und klicke auf die Schaltfläche Aktenexporte, die unterhalb des Aktenstudium-Symbols in der linken Navigationsleiste erscheint
Gib den Namen der Empfängerin oder des Empfängers im Textfeld ein und bestätige mit Enter oder der Senden-Schaltfläche
Vorlage auswählen
Hat dein Workspace mehr als eine Exportvorlage, erscheint zuerst eine Vorlagenauswahl. Wähle eine vorgefertigte Vorlage, die automatisch die passenden Dokumente zusammenstellt. Der Standard Aktenexport ist die freie Option ohne Vorlage, bei der du die Dokumente manuell zusammenstellst.
Einstellungen konfigurieren
Über das Zahnrad-Symbol öffnest du die Export-Konfiguration:
Deckblatt / Inhaltsverzeichnis — Deckblatt und Inhaltsverzeichnis ein- oder ausschalten
Seitennummerierung — Fortlaufende Seitennummerierung aktivieren (das ist die unten beschriebene Paginierung nach Art. 8 ATSV, die die enthaltenen Dokumente sperrt)
Dateiname-Format — Format des exportierten Dateinamens festlegen, zusammengesetzt aus Platzhaltern wie Seitenbereich, deinen Initialen, dem Datum und der Fallreferenz
Sortierung und Gruppierung haben ein eigenes Menü — siehe Sortierung und Gruppierung unten.
Sortierung und Gruppierung
Über die Sortier-Schaltfläche in der Exportleiste öffnest du das Sortier-Menü und legst fest, in welcher Reihenfolge die Dokumente im Aktenexport erscheinen.
Die sieben Sortiermodi:
Manuell sortiert — Du bestimmst die Reihenfolge selbst per Drag-and-Drop.
Nach Dokumentdatum (ältestes zuoberst)
Nach Dokumentdatum (jüngstes zuoberst)
Nach Eingangsdatum (ältestes zuoberst)
Nach Eingangsdatum (jüngstes zuoberst)
Nach Paginierungsnummer (absteigend)
Nach Paginierungsnummer (aufsteigend)
Welche Sortierung aktiv ist: Das Sortier-Symbol selbst zeigt den aktiven Modus an, und wenn du mit dem Mauszeiger darüberfährst, erscheint ein Tooltip mit dem Namen des Modus — inklusive auf- oder absteigender Reihenfolge.
Was beim manuellen Verschieben passiert: Wenn du ein Dokument per Drag-and-Drop verschiebst, während eine automatische Sortierung aktiv ist, schaltet amaise automatisch auf Manuell sortiert um. Du siehst dann den Hinweis „Auf manuelle Sortierung umgeschaltet".
Automatische Überschriften (Dokumenttyp-Gruppierung): Schaltest du die Gruppierung ein, fügt amaise pro Dokumenttyp eine automatische Überschrift ein und gruppiert die Dokumente unter diese Überschriften um — die Dokumente werden also in Typgruppen umsortiert, nicht nur beschriftet. Schaltest du sie aus, werden die automatischen Überschriften entfernt. Benannte Überschriften, die du selbst erstellt oder umbenannt hast, bleiben erhalten.
Was zurück auf manuell umschaltet: Verschiebst du ein Dokument so, dass die Gruppen-Logik gebrochen wird, schaltet amaise zurück auf manuelle Überschriften. Fügst du eine eigene Überschrift hinzu — oder entfernst du eine automatische —, wirst du zuerst um Bestätigung gebeten („Zu manuellen Überschriften wechseln?"), bevor die automatische Gruppierung ausgeschaltet wird; die Dokumente behalten danach ihre aktuelle Reihenfolge. War zugleich eine automatische Sortierung aktiv, wird auch sie auf manuell umgestellt, und du siehst den Hinweis „Umstellung auf manuelle Überschriften und Sortierung". War die Sortierung bereits manuell, siehst du nur den Hinweis „Umstellung auf manuelle Überschriften".
Wie neue Dokumente einsortiert werden: Dokumente, die du zu einem laufenden Aktenexport hinzufügst, werden gemäss der eingestellten Sortierung an der richtigen Position eingefügt. Dokumente, die beim aktiven Sortierschlüssel gleichauf liegen — gleiches Dokumentdatum, gleiches Eingangsdatum oder gleiche Paginierungsnummer —, behalten eine stabile Reihenfolge, auch nach dem Neuladen.
Dokumente ohne Datum: Ein Dokument ohne Dokumentdatum zeigt Kein Datum in der Datumsspalte. Bei einer datumsbasierten Sortierung werden diese Dokumente zusammen gruppiert.
Dokumente filtern
Das Filter-Symbol in der Exportleiste hilft dir, den Überblick zu behalten. Sein Menü enthält zwei Filter:
Nur noch nicht exportierte Dokumente in der Dokumentablage anzeigen — schränkt die Dokumentliste links auf das ein, was im Export noch fehlt.
Dokumenttypen in diesem Aktenexport — wähle einen Typ, um in der Exportliste nur dessen Dokumente zu sehen.
Der Filter ändert nur deine Ansicht, nicht den Inhalt des Exports:
Aktiven Filter erkennen: Ist ein Filter aktiv, wird das Filter-Symbol hervorgehoben (es wird orange und zeigt einen kleinen Punkt), und ein Hinweis über der Liste meldet zum Beispiel 1 Dokument durch Filter ausgeblendet.
Es wird nichts gelöscht: Dokumente, die nicht zum Filter passen, werden ausgeblendet, nicht entfernt — bereits zum Export hinzugefügte Dokumente bleiben unabhängig vom Filter im Export.
Sortieren pausiert: Solange ein Filter aktiv ist, kannst du keine Dokumente verschieben — der Hinweis lautet Sortieren ist nicht möglich, solange ein Filter aktiv ist.
Wieder einblenden: Wähle die rote Option Filter zurücksetzen (im Filter-Menü oder direkt im Hinweis), und die ausgeblendeten Dokumente erscheinen sofort wieder.
Paginierung nach Art. 8 ATSV
Aktiviere Seiten nach Art. 8 ATSV paginieren, damit der Aktenexport feste, fortlaufende Seitenzahlen in der gesetzlich vorgeschriebenen Form erhält. Damit diese Seitenzahlen gültig bleiben, werden die enthaltenen Dokumente beim Erstellen des Exports gesperrt.
Ein gesperrtes Dokument zeigt ein Paginiert-Badge. Du kannst danach den Dokumenttyp und die Daten nicht mehr ändern und das Dokument nicht verschieben, teilen, zusammenführen, als Duplikat markieren oder löschen. Nur ein:e Administrator:in kann es entsperren, indem die Paginierung entfernt wird (Paginierung entfernen im Menü «…» des Dokuments). Ein Entwurf sperrt nichts – die Sperre greift beim Erstellen des Exports.
Dokumente hinzufügen
Ziehe einzelne Dokumente per Drag-and-Drop in den Exportbereich.
Ziehe einen Dokumenttyp, um alle Dokumente dieses Typs auf einmal hinzuzufügen.
Ziehe ein Label, um alle Dokumente mit diesem Label hinzuzufügen.
Öffne das "..."-Menü und wähle "Alle sichtbaren Dokumente aus der Dokumentablage hinzufügen" — ein Zähler am Eintrag zeigt, wie viele das sind. Im selben Menü findest du auch die rote Option Alle Dokumente vom Aktenexport entfernen; amaise fragt vorher nach einer Bestätigung.
Solange der Aktenexport noch leer ist, siehst du So fügst du Dokumente hinzu: mit den drei Wegen zum Start. Der Ablagebereich selbst zeigt Dokument oder Label hier ablegen.
Ein Aktenexport kann höchstens 1'800 Dokumente und höchstens 2'000 Einträge insgesamt (Dokumente und Überschriften zusammen) enthalten. Erreichst du ein Limit, fordert dich amaise auf, die Auswahl in kleinere Aktenexporte aufzuteilen — siehe Aktenexport: Grenzwerte und grosse Akten.
Export erstellen
Optional: Klicke auf Vorschau erstellen, um ein Entwurfs-PDF zu erzeugen und das Ergebnis vorab zu prüfen. Bei grösseren Exporten dauert das einen Moment — amaise zeigt eine geschätzte Wartezeit an, und sobald eine Vorschau existiert, wird die Schaltfläche zu Vorschau aktualisieren. Du kannst in einem anderen Browser-Tab weiterarbeiten; sobald die Vorschau bereit ist, zeigt der Tab-Titel ✓ Vorschau bereit und ein grüner Hinweis Vorschau bereit erscheint, sodass du nicht auf den Dialog warten musst.
Klicke auf Aktenexport erstellen und bestätige die Rückfrage Aktenexport erstellen? — ein Export kann danach nicht mehr geändert werden, prüfe also zuerst die Liste. Ist die Paginierung nach Art. 8 ATSV eingeschaltet, warnt die Rückfrage zusätzlich, dass die enthaltenen Dokumente paginiert und gesperrt werden. Sind seit deiner letzten Bearbeitung Dokumente ungültig geworden, entfernt amaise sie und bittet dich, die Liste vor dem Fortfahren erneut zu prüfen.
Export herunterladen
Nach der Erstellung kannst du den Export über den Download-Button direkt herunterladen.
Export teilen
Das Teilen per Link ist in deinem Workspace eventuell deaktiviert. Falls der Abschnitt „Aktenexport sicher per Link teilen" nicht erscheint, nutze stattdessen das Teilen per E-Mail mit Einmal-Code — beide Wege bieten denselben Schutz.
Dir stehen zwei sichere Wege zum Teilen zur Verfügung:
Per E-Mail — Gib die E-Mail-Adresse ein. Die Empfängerin oder der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Einmal-Code (OTP). Nach Eingabe des Codes kann der Export eingesehen werden — das PDF wird nicht direkt per E-Mail versendet.
Per Link — Aktiviere "Aktenexport sicher per Link teilen" und teile den generierten Link zusammen mit dem Passwort.
Nachverfolgen, wer auf den Export zugegriffen hat
Jeder Aktenexport führt eine Chronik über das, was mit ihm passiert ist. Öffne den Teilen-Dialog und klicke auf Verlauf, um die vollständige Zeitachse zu sehen.
Auf einen Blick: Zuoberst im Verlauf siehst du die Anzahl der Zugriffe und den letzten Zugriff, sodass du erkennst, ob eine Empfänger:in die Dokumente bereits geöffnet hat.
Die Zeitachse listet jedes Ereignis mit Urheber:in und Zeitpunkt auf — zum Beispiel Entwurf erstellt, Aktenexport erstellt, Aktenexport geteilt, Aktenexport angesehen, Vorschau erstellt, Aktenexport heruntergeladen, Zugangscode angefordert, Zugriff verweigert (ein fehlgeschlagener Zugriffsversuch, etwa ein falsches Passwort oder ein abgelaufener Code), Link deaktiviert und Link ist abgelaufen. Schritte, die amaise selbst ausführt, werden dem System zugeschrieben.
Der Verlauf ist eine schnelle Möglichkeit zu bestätigen, dass die richtige Person einen Aktenexport erhalten und geöffnet hat.
Exportübersicht
Alle erstellten Exporte werden in der Exportliste angezeigt. Du kannst frühere Exporte jederzeit erneut herunterladen oder teilen.
Aufbewahrung und erneutes Herunterladen
Erstellte Exporte bleiben in der Exportliste. Eigene Entwürfe kannst du jederzeit löschen; das Löschen eines veröffentlichten Exports erfordert Administrator-Rechte. Beim Löschen eines geteilten Exports wird auch der Zugriff der Empfänger:innen widerrufen — amaise weist vorher darauf hin.
Aktualisierungen eines bestehenden Exports (über die Schaltfläche Aktualisierung erstellen) erhalten dieselbe Empfänger:in; Dokumente, die bereits in einem früheren Export an sie enthalten waren, werden automatisch übersprungen. Die Paginierung der vorherigen Version bleibt erhalten — bei fortlaufender Paginierung wird durchgehend weitergezählt.
Geteilte Links sind 30 Tage gültig. Nach Ablauf öffnest du den Teilen-Dialog und klickst auf Link erneuern, um sie zu verlängern — du musst den Export nicht neu erstellen.
Erneut herunterladen kannst du den Export jederzeit selbst. Geteilte Empfänger:innen haben 30 Tage lang Zugang; ist er abgelaufen, öffnest du den Teilen-Dialog und klickst auf Zugriff erneuern. Der Einmal-Code ist dabei nur der Login-Schritt: Er ist 60 Minuten gültig und kann jederzeit neu angefordert werden.
Hilft ein geteilter Link nicht weiter oder bleibt eine E-Mail aus, findest du Lösungen im Artikel Aktenexport: Probleme und Lösungen.