Exportvorlagen legen fest, wie ein Aktenexport aufgebaut ist — Inhaltsverzeichnis, Titel, Nummerierung, Sortierung und mehr. Als Administrator:in verwaltest du sie unter «Einstellungen» → «Features» (Berechtigung «TENANT__U_CONFIG»). Die fertigen Vorlagen wählen die Benutzer:innen dann beim Export aus.
Eine Vorlage anlegen oder ändern
Über den Vorlagen-Editor bestimmst du unter anderem:
Inhaltsverzeichnis, Titel, Untertitel und Referenz-Präfixe,
die Paginierungseinstellungen «Seiten paginieren» und «Seiten nach Art. 8 ATSV paginieren» sowie das Eingangsdatum,
das Firmenlogo,
die Sortierung und die Gruppierung nach Labels,
eine Dateinamen-Vorlage,
E-Mail-Betreff und BCC für den Versand,
die Sprache sowie vordefinierte und ausgeschlossene Labels.
Jede Vorlage braucht einen eindeutigen Titel. Die letzte verbleibende Vorlage lässt sich nicht löschen — ein Workspace hat immer mindestens eine.
Hinweis: «Seiten nach Art. 8 ATSV paginieren» schaltet die feste Paginierung ein, die das Schweizer Format nach Art. 8 ATSV umsetzt. In Workspaces, die das amaise-Team dafür eingerichtet hat, ist sie in den passenden Vorlagen bereits eingeschaltet. Schalte sie nur in Vorlagen ein, deren Aktenexporte dieses Format brauchen: Jeder damit erstellte Aktenexport sperrt seine Dokumente, und steht die Vorlage zuoberst, startet jeder neue Aktenexport mit eingeschaltetem Schalter (siehe Aktenexport: Exporte erstellen und teilen). Bei Fragen zur Einrichtung hilft der Support.
Reihenfolge der Vorlagen ändern
Die Reihenfolge in dieser Liste ist die Reihenfolge, die alle Benutzer:innen beim Aktenexport sehen. Jeder neue Aktenexport startet mit der obersten Vorlage: Ihre Einstellungen sind bereits gesetzt, wenn der Export angelegt wird. Wählen lässt sich weiterhin jede andere — stell also nach oben, was am häufigsten gebraucht wird.
Links neben jeder Vorlage siehst du das Ziehsymbol mit dem Hinweis «Ziehen, um die Reihenfolge zu ändern».
Zieh die Vorlage an die gewünschte Position.
Die neue Reihenfolge wird sofort gespeichert und gilt ab diesem Moment für alle Benutzer:innen.
Hinweis: Das Ziehsymbol erscheint nur mit der Berechtigung «TENANT__U_CONFIG» und erst ab zwei Vorlagen — bei einer einzigen Vorlage gibt es nichts zu sortieren.
Hinweis: Das Auswählen einer Vorlage beim Export ist im Artikel Aktenexport: Exporte erstellen und teilen beschrieben. Dieser Artikel behandelt das Erstellen der Vorlagen.