Auf der Seite Benutzer verwaltest du, wer Zugang zu deinem Workspace hat. Du lädst neue Kolleg:innen oder externe Fachpersonen ein, vergibst ihnen eine Rolle und behältst den Überblick über alle bestehenden Zugänge.
Diese Seite steht dir zur Verfügung, wenn du die Rolle Workspace Admin oder Technischer Admin hast.
Die Benutzerübersicht öffnen
Öffne die Einstellungen (Zahnrad-Symbol in der linken Navigation) und wähle den Bereich Benutzer. Du siehst nun alle Personen, die Zugang zu deinem Workspace haben.
Was du in der Übersicht siehst
Für jede Person findest du den Namen, die E-Mail-Adresse, die Rolle und die letzte Anmeldung. Zusätzlich helfen dir ein paar Hinweise:
Externer Benutzer — kennzeichnet Personen ausserhalb deiner Organisation.
Inaktiver Benutzer — die Person hat sich innerhalb der Inaktivitätsfrist deines Workspace nicht angemeldet (standardmässig 90 Tage). Die Frist legst du in den Einstellungen unter Sicherheit fest.
Erstellt, Eingeladen oder Abgelaufen — die Person hat ihren Zugang noch nicht eingerichtet: noch nicht eingeladen, Einladung gesendet oder der Einladungslink ist abgelaufen.
Über das Suchfeld findest du eine Person schnell, und mit den Filtern zeigst du zum Beispiel nur externe Benutzer:innen an.
Eine neue Benutzer:in einladen
Klicke oben rechts auf Benutzer:in erstellen (das Symbol mit dem Plus).
Fülle die Angaben aus:
Vorname und Nachname der Person.
Anzeigename — dieser wird automatisch aus Vor- und Nachname gebildet und zeigt dir nur als Vorschau, wie der Name später in amaise erscheint. Du musst hier nichts eintragen.
E-Mail-Adresse — an diese Adresse geht die Einladung.
Rolle — legt fest, was die Person sehen und tun darf (siehe unten).
Fachliche Rolle und Sprache — für die Anzeige und die richtige Zuordnung.
Zugriffsgruppen — steuern, welche Fälle die Person sehen darf (optional).
Lass den Schalter Einladung senden aktiviert, damit die Person direkt eine E-Mail mit einem Link zum Einrichten ihres Passworts erhält.
Klicke auf Benutzer:in einladen.
Du kannst eine Person auch zuerst anlegen und die Einladung später senden — deaktiviere dazu den Schalter Einladung senden.
Mehrere Benutzer:innen auf einmal erstellen
Im Dialog zum Anlegen wählst du oben zwischen Einzeln erstellen und Mehrere Benutzer:innen. Im Tab Mehrere Benutzer:innen legst du bis zu 500 Personen in einem Durchgang an — du tippst sie in eine Tabelle oder lässt sie aus einer CSV-Datei einlesen.
Über der Tabelle steht, womit amaise leere Felder füllt: Rolle, fachliche Rolle und Sprache sind mit den Vorgaben deines Workspace vorbelegt.
Klicke oben rechts auf Benutzer:in erstellen und wechsle auf den Tab Mehrere Benutzer:innen.
Fülle die Tabelle aus — Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Rolle, Fachliche Rolle und Sprache. Jede Zelle bleibt bis zum Anlegen bearbeitbar.
Mit Zeile hinzufügen ergänzt du eine Zeile. Am Ende jeder Zeile duplizierst du sie — alles ausser der E-Mail-Adresse wird übernommen — oder entfernst sie.
Lass Einladung senden aktiviert, damit alle angelegten Personen sofort eine Einladung erhalten.
Klicke auf Benutzer:innen erstellen und einladen; die Schaltfläche nennt dir die Anzahl der Zeilen.
amaise legt die Personen nacheinander an. Ein Fortschrittsbalken zeigt, wie weit der Durchgang ist, und jede Zeile bekommt am Ende ein Häkchen oder einen Fehlerhinweis. Hat eine Zeile nicht geklappt, korrigierst du sie direkt in der Tabelle und klickst auf Erneut versuchen — bereits angelegte Zeilen werden dabei nicht noch einmal verarbeitet.
Die Tabelle fasst maximal 500 Benutzer:innen auf einmal. Enthält deine Datei mehr Zeilen, liest amaise nur die ersten 500 ein.
Die Tabelle aus einer CSV-Datei füllen
Klicke auf CSV-Vorlage herunterladen. Die Vorlage wird für deinen Workspace erzeugt — ihre Beispielzeilen enthalten genau die Rollen, fachlichen Rollen und Sprachen, die bei euch zur Auswahl stehen.
Trage deine Personen in die Vorlage ein und speichere sie als CSV-Datei.
Wähle die Datei unter CSV-Datei aus. Steht schon etwas in der Tabelle, fragt amaise nach, ob die Datei sie ersetzen soll.
Nach dem Einlesen zeigt amaise unter Spaltenzuordnung, welche Spalte deiner Datei welches Feld füllt. Stimmt etwas nicht, wählst du dort die richtige Spalte aus; hat deine Datei für ein Feld keine Spalte, lässt du Nicht zugeordnet stehen — das Feld bleibt leer, und Rolle, fachliche Rolle und Sprache werden mit den Vorgaben gefüllt. Stehen Vor- und Nachname in einer einzigen Spalte, ordnest du diese Spalte nur einem der beiden Felder zu; amaise trennt den Namen dann selbst.
Änderst du die Spaltenzuordnung, nachdem du in der Tabelle etwas bearbeitet hast, wird die Liste neu aus der Datei gelesen und deine Änderungen gehen dabei verloren. amaise fragt vorher nach.
Doppelte Adressen erkennen
Schon vor dem Anlegen prüft amaise jede E-Mail-Adresse und markiert die betroffene Zeile:
Bereits in diesem Workspace — die Person hat hier schon Zugang.
Doppelte E-Mail-Adresse — die Adresse kommt in der Tabelle mehrfach vor; die erste Zeile mit dieser Adresse bleibt stehen.
Sind solche Zeilen dabei, erscheint über der Tabelle die Schaltfläche Doppelte Adressen entfernen mit ihrer Anzahl. Ein Klick darauf räumt sie in einem Schritt weg.
Die Rollen im Überblick
Workspace Admin — voller Zugriff auf den Workspace: Fälle, Benutzer:innen, Einstellungen und Reporting. Kann jede Rolle des Workspace vergeben.
Technischer Admin — verwaltet den Workspace, sieht aber keine Fallinhalte. Geeignet für IT-Verantwortliche. Kann ebenfalls jede Rolle vergeben, auch Workspace Admin.
Basic Benutzer — für die tägliche Fallarbeit. Kein Zugriff auf die Benutzer- oder Workspace-Verwaltung.
Externer Benutzer (auch schreibgeschützt) — für externe Fachpersonen wie Gutachter:innen. Zugriff auf Fälle nur per Einladung.
Externer Koordinator und Externe Organisation — für externe Dienstleister, die Fälle an ihre Fachpersonen weiterleiten.
amaise kann diese Rollen für deinen Workspace auf Anfrage anpassen oder eigene Rollen ergänzen — du wendest dich dafür an Customer Success. Die Rollenauswahl zeigt immer die Rollen, wie sie für deinen Workspace eingerichtet sind; welche Berechtigungen eine Rolle umfasst, siehst du unter Einstellungen: Rollen und Berechtigungen.
Eine geänderte Rolle, ein entfernter Zugang oder ein gelöschtes Konto wirken ohne neue Anmeldung, spätestens nach etwa 15 Minuten.
Bestehende Benutzer:innen verwalten
Über das Menü (die drei Punkte) am Ende jeder Zeile kannst du:
Benutzer bearbeiten — Name und Zugriffsgruppen anpassen. Beides gehört zum Konto der Person und gilt deshalb in jedem Workspace, zu dem sie gehört.
Einladung senden — falls die erste Einladung abgelaufen ist.
Multi-Faktor-Authentifizierung zurücksetzen — die Person richtet die MFA bei der nächsten Anmeldung neu ein.
Benutzer aus dem Workspace löschen — die Person verliert den Zugang zu deinem Workspace. Gehört sie zu keinem anderen Workspace, wird ihr Konto gelöscht; sonst behält sie ihre anderen Workspaces.
Profil des Benutzers löschen — nur bei Single-Sign-On Benutzer:innen (siehe unten): löscht das Konto in amaise. Gehört die Person auch zu einem anderen Workspace, lehnt amaise das ab und weist dich darauf hin.
Welche Aktionen verfügbar sind, hängt von der jeweiligen Zeile ab: Auf deiner eigenen Zeile sind die löschenden Aktionen ausgeblendet, sodass das Menü weniger Einträge zeigt oder ganz entfällt.
Schutz vor versehentlicher Aussperrung
amaise verhindert, dass du dich selbst oder den Workspace aussperrst:
Eigene Zeile: Deine eigene Rolle und deinen eigenen Zugriff kannst du in dieser Liste nicht ändern; die Rolle wird mit einem Schloss-Symbol schreibgeschützt angezeigt, und die löschenden Aktionen sind auf deiner Zeile ausgeblendet. amaise weist dich darauf hin: «Du kannst deine eigene Rolle oder deinen eigenen Zugriff hier nicht ändern. Bitte eine:n andere:n Administrator:in, diese Änderung für dich vorzunehmen.»
Letzte:r Administrator:in: Jeder Workspace benötigt mindestens eine:n Administrator:in. Versuchst du, die letzte verbleibende Administrator:in herabzustufen oder zu entfernen, bricht amaise die Aktion ab: «Jeder Workspace benötigt mindestens eine:n Administrator:in. Weise eine:n andere:n Administrator:in zu, bevor du diese Änderung vornimmst.»
Mit Single Sign-On (SSO) angemeldete Benutzer:innen
Meldet sich deine Organisation über Single Sign-On an, werden diese Benutzer:innen mit dem Hinweis Single-Sign-On Benutzer gekennzeichnet. Name, Zugriffsgruppen, Rolle und Workspace-Zugang stammen dann von eurem Identitätsanbieter und lassen sich hier nicht ändern — der Anzeigename wird nur zur Information angezeigt. Soll eine solche Person eine andere Rolle bekommen oder den Zugang verlieren, passt ihr ihre Gruppen im Identitätsanbieter an. Solche Zugänge werden automatisch erstellt, sobald sich die Person zum ersten Mal anmeldet; du musst sie nicht einzeln einladen.
Mehrere Einladungen auf einmal
Wurden mehrere Personen angelegt, aber noch nicht eingeladen, erscheint oben rechts das Symbol Benutzer:innen einladen (mit der Anzahl ausstehender Einladungen). Damit wählst du mehrere Personen aus und sendest die Einladungen in einem Schritt.