La collaboration dans amaise te propose trois façons de travailler avec d’autres personnes :
Demande directe (chat) — Pose une question rapide à un·e collègue ou une personne externe via le chat. C’est la manière la plus simple et rapide. (Cet article)
Demande formelle à des prestataires externes — Envoie une demande structurée à un prestataire externe (par exemple un bureau d’expertise). Ces demandes suivent un processus formel avec attribution, réponse et vérification. (Voir « Collaboration : Demande à un prestataire externe »)
Mentionner un ou une collègue — Adresse-toi directement à quelqu'un dans une note de cas ou une réponse de tableau de bord avec @ ; la personne reçoit une notification cloche et un e-mail. (Voir « Notes de cas : Carnet »)
Cet article décrit la méthode directe par chat.
Ouvrir la collaboration
Ouvre un cas
Clique sur l’icône Collaboration dans la barre d’outils sur le bord droit de l’écran
Créer une nouvelle demande de chat
Clique sur Nouvelle demande
Dans le champ Expert ou experte, choisis une personne qui n’est pas administrateur·trice — la demande de chat sera créée automatiquement
L’objet est généré automatiquement à partir de la référence du cas (« Évaluation pour {référence du cas} »)
Si la personne externe sélectionnée n'a pas encore accès au cas, la demande n'est pas créée tout de suite — le formulaire te le signale (« Tu dois d'abord accorder l'accès ») et tu peux accorder l'accès directement : accès complet ou accès restreint à certains documents, pendant le nombre de jours défini par ton espace de travail sous « Paramètres » → « Fonctionnalités » → « Accès externe » (30 par défaut). Plus d'infos : Collaboration : Gestion des accès
Écrire des messages
Après la création, l’historique du chat s’ouvre. Tu peux :
Envoyer des messages — Écris ta question ou information directement dans le chat
Insérer du texte depuis un document — Sélectionne un passage dans le document et insère-le dans ton message
Lier ce que tu consultes en ce moment — Clique sur l’icône de lien en haut du champ de texte. Ce qui est lié, c’est ce qui est ouvert dans la zone principale : le document dans la visionneuse PDF, l’entrée sélectionnée de l’historique du cas ou la carte de tableau de bord sélectionnée. L’infobulle nomme la cible actuelle, par exemple Lier cette carte de tableau de bord. Si rien de tout cela n’est ouvert, la sélection de document s’ouvre. Un clic sur le lien inséré ouvre la cible.
Insérer des images, joindre des fichiers — Les images apparaissent directement dans le message, les documents sont envoyés en pièce jointe (voir Images et pièces jointes)
Images et pièces jointes
Les images se placent directement dans le texte du message, les documents sont joints au message.
Insérer une image — trois façons :
Coller depuis le presse-papiers avec Ctrl/Cmd + V
Glisser le fichier image dans le champ de texte
Cliquer sur Insérer une image (icône image en haut du champ de texte) et choisir le fichier
Les formats PNG et JPG sont pris en charge, jusqu’à 10 Mo par image ; plusieurs images par message sont possibles.
Joindre un fichier — Clique sur Attacher des fichiers (trombone) ou glisse le fichier dans le champ de texte. Sont autorisés les fichiers PDF, Word et Excel ainsi que les images PNG et JPG. Chaque pièce jointe apparaît sous forme de puce sous le champ de texte :
Une puce image affiche un aperçu ; dans un message envoyé, un clic ouvre l’image en taille réelle dans un nouvel onglet au lieu de la télécharger
Pour tous les autres fichiers, le clic lance le téléchargement
Les noms de fichier longs sont raccourcis en leur milieu, afin que le début et l’extension restent visibles
💡 Un message peut aussi ne contenir qu’une pièce jointe — dès qu’un fichier est joint, tu peux l’envoyer sans texte.
Marquer une demande comme urgente
Tu peux signaler une demande comme urgente. Clique sur le menu à trois points à côté de la demande et choisis Marquer la demande comme urgente. Le·la destinataire verra que ta demande a la priorité.
De plus, la ligne d’objet de l’e-mail de notification reçoit la mention [Urgente] (juste après le préfixe automatique [amaise]), afin que le·la destinataire perçoive immédiatement l’urgence. Cette mention n’apparaît que dans l’e-mail — dans l’application, la demande affiche la priorité « Urgente ».
Annuler une demande
Si tu souhaites retirer une demande, clique sur le menu à trois points à côté de la demande et choisis Annuler la demande. La demande sera retirée et le·la destinataire en sera informé·e.
Recevoir une réponse et continuer à discuter
Dès que l’autre personne répond, tu vois le message directement dans l’historique du chat. Le·la destinataire est notifié·e par e-mail. Tu peux :
Envoyer d’autres messages — Poser des questions complémentaires ou envoyer des informations supplémentaires
Échanger des fichiers — Envoyer et recevoir des fichiers directement dans le chat
💡 Tu reçois automatiquement une notification par e-mail dès que ta demande a été répondue.
Clore une demande
Quand ta question est répondue :
Clique sur Marquer comme répondue
Ensuite, tu peux archiver la demande via Archiver la demande
Les demandes archivées restent consultables dans le cas, mais sont masquées de la liste active.
Si une question surgit après la clôture, tu peux rouvrir une demande adressée à une personne externe via le menu à trois points et Réouvrir la demande.