Les fichiers que tu peux téléverser dans un cas dépendent de ce qui est activé pour ton espace de travail. Cet article te montre les formats, les limites et ce qu’il faut faire quand un fichier ne passe pas.
Quels fichiers peux-tu téléverser ?
Les fichiers PDF sont activés par défaut pour tous les espaces de travail. Chaque format, PDF compris, est activé ou désactivé pour ton espace de travail par amaise — l’administration de ton espace de travail ne peut pas le changer elle-même. S’il te manque un format, adresse-toi à ta personne de contact chez amaise.
La fenêtre de téléversement n’indique nulle part les formats acceptés. Tu les remarques seulement à ce que te propose le sélecteur de fichiers de ton ordinateur — et au message affiché quand un fichier est refusé : « Ce type de fichier ne peut pas être téléversé. » Dans un espace de travail qui accepte uniquement les PDF, le message est « Seuls les fichiers PDF peuvent être téléversés. »
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Voici les catégories — pour autant qu’elles soient activées pour ton espace de travail :
Catégorie | Formats |
Texte | .txt |
Images | .jpg, .png, .tiff, .bmp, .gif, .webp, .avif, .heic |
Pages web et XML | .html, .xml, .svg |
Documents Office | .docx, .doc, .rtf, .odt, .pptx, .ppt, .odp, .xlsx, .xls, .ods |
Archives | .zip, .tar, .gz, .bz2, .xz |
Dossiers | un dossier entier, sélectionné ou glissé dans le navigateur |
E-mails | .eml, .msg, .mbox |
Calendrier | .ics |
Ne sont pas acceptés : les archives 7z et RAR, Apple Pages, Numbers et Keynote, ainsi que les fichiers audio et vidéo. Le type de fichier est reconnu au contenu du fichier, pas à son nom — renommer un fichier en .pdf n’aide donc pas.
Remarque : Trois cas particuliers. Une page web enregistrée en XHTML n’est pas acceptée — enregistre-la en HTML ou en PDF. Un fichier .ics à l’ancien format vCalendar 1.0 n’est pas accepté, seul iCalendar 2.0 l’est. Et un fichier .txt qui commence par des en-têtes d’e-mail est traité comme un e-mail — il lui faut alors la catégorie E-mails activée.
Ce qui arrive aux fichiers qui ne sont pas des PDF
Pour le traitement, amaise les convertit en PDF. Ton fichier d’origine reste inchangé : quand tu cliques sur le nom du fichier dans la liste des fichiers, tu télécharges exactement le fichier que tu as téléversé. Tu vois une entrée par fichier téléversé, avec le nom que tu lui as donné.
Les documents Word, PowerPoint et texte gardent leur mise en page.
Les tableurs n’ont pas de pages. Chaque feuille est mise en page à la largeur de la page et répartie si nécessaire sur jusqu’à 40 pages de large.
Les pages web, les fichiers SVG et XML sont rendus uniquement à partir de ce que contient le fichier lui-même. Les images et la mise en forme hébergées sur internet ne sont pas chargées.
Les images TIFF et GIF à plusieurs pages deviennent des documents à plusieurs pages. Une page d’image de plus de 80 mégapixels est refusée — numérise-la ou enregistre-la dans une résolution plus faible. Réduire la taille du fichier n’aide pas ici : c’est la résolution qui compte.
Les fichiers texte à colonnes séparées (point-virgule, virgule, tabulation ou barre verticale) sont mis en page sous forme de tableau.
Les fichiers de calendrier deviennent une fiche de rendez-vous avec début, fin, lieu, organisateur, participants, statut et description — dans la langue de ton espace de travail et avec 500 rendez-vous au maximum.
Les fichiers XML qui contiennent un format d’échange structuré — factures électroniques comme UBL ou forum-datenaustausch.ch, HL7, ACORD, et plus généralement tout fichier XML qui déclare un schéma — sont refusés : « Ce fichier contient des données structurées et non un document affichable. Téléverse plutôt la version PDF. »
Après conversion, un fichier peut compter au maximum 2000 pages. Si un fichier est refusé parce qu’il a trop de pages, ou si la conversion prend trop de temps (« La conversion de ce fichier a pris trop de temps. Enregistre-le en PDF et téléverse celui-ci. »), enregistre-le en PDF depuis le programme d’origine et téléverse ce PDF. Les PDF n’ont pas de limite de pages — tu en sauras plus dans l’article Aperçu des cas : Gros PDF et limites de pages.
Archives, dossiers et e-mails
Une archive, un dossier ou un e-mail apparaît comme une entrée de type dossier ; la ligne sous son nom, par exemple « 12 fichiers », t’indique combien de fichiers elle contient, et ces fichiers sont imbriqués en dessous. L’entrée elle-même n’a pas de pages. Pour les archives ZIP et les dossiers, la fenêtre de téléversement te montre ce qu’il y a à l’intérieur avant le téléversement.
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Les archives ZIP perdent leur structure de dossiers interne : tous les fichiers apparaissent directement sous l’archive.
Les dossiers gardent leur structure : les sous-dossiers apparaissent comme des entrées imbriquées.
Les fichiers dans une archive ou un dossier doivent eux-mêmes être des formats que ton espace de travail accepte. Sinon, ils apparaissent comme « non traités ».
Une archive dans une archive apparaît comme une entrée à l’intérieur de celle-ci et est décompressée ensuite à son tour.
Astuce : Si les dossiers sont activés pour ton espace de travail et que tu veux garder ta structure de dossiers, téléverse le dossier au lieu de le compresser — glisse-le dans la fenêtre ou clique sur l’icône de dossier (« Sélectionner un dossier entier »). Un dossier glissé compte pour un des 500 fichiers par téléversement, quel que soit le nombre de fichiers qu’il contient. Sans cette activation, un dossier glissé est refusé.
Ces limites s’appliquent :
Au maximum 500 entrées par archive et par niveau de dossier — un sous-dossier compte aussi comme une entrée.
Une archive, un dossier ou un e-mail téléversé peut donner au maximum 1000 fichiers, en comptant tout ce qui y est imbriqué. Au-delà, les fichiers suivants sont laissés de côté et la personne responsable du cas reçoit une notification.
Décompressée, une archive ne peut pas dépasser 100 fois sa propre taille — mais toujours au moins 32 Mo — ni 8 Go au maximum. Aucun fichier isolé à l’intérieur ne peut dépasser 2 Go.
Un dossier est lu jusqu’à 5000 fichiers et sous-dossiers, et sur 16 niveaux de profondeur. Ce qui dépasse n’est pas téléversé. Si tu as glissé le dossier dans la fenêtre, l’entrée indique alors « Seuls les 5 000 premiers fichiers de ce dossier sont inclus. » ; un dossier choisi avec l’icône de dossier et les sous-dossiers trop profonds sont coupés sans message. Découpe donc au préalable les dossiers très gros ou très profonds.
Pour un e-mail (.eml, .msg), le message lui-même devient le premier document, nommé d’après son objet ; chaque pièce jointe devient un document distinct à côté. La mise en forme, les tableaux et les images intégrées sont conservés. Les images hébergées sur internet — dans les signatures, par exemple — ne sont pas chargées et apparaissent sous forme d’espace réservé « [image non chargée] ». Un e-mail peut contenir au maximum 100 pièces jointes (« Cet e-mail contient trop de pièces jointes. Téléverse-les séparément. »), un fichier .eml doit rester sous 150 Mo, un fichier .msg sous 128 Mo, et le texte du message ne peut pas dépasser 200 pages.
Une boîte aux lettres (.mbox) donne une entrée par e-mail — au maximum 500 e-mails, sous 2 Go — et chacun de ces e-mails est ensuite décompressé de la même manière.
Les limites de téléversement en un coup d’œil
Au maximum 500 fichiers par téléversement. Au fichier suivant, tu vois « Limite de 500 fichiers par téléversement atteinte. »
Chaque fichier doit rester sous 2 Go : « Fichier trop volumineux (max. 2 Go). »
Un fichier vide est refusé : « Le fichier est vide. »
Les PDF n’ont pas de limite de pages. Un PDF de plus de 500 pages est automatiquement découpé en parties — voir l’article Aperçu des cas : Gros PDF et limites de pages.
Les autres formats : au maximum 2000 pages après conversion.
Le nombre de fichiers que contient un cas au total n’est pas limité.
Fichiers protégés par mot de passe et fichiers signés
Un PDF protégé par mot de passe apparaît d’abord comme non traité. Selon ton espace de travail et tes autorisations, tu vois « Saisir le mot de passe » dans la liste des fichiers d’un cas ouvert : saisis-y le mot de passe et le traitement se poursuit. La fenêtre te précise : « Nous gardons ton fichier exactement tel que tu l'as téléversé et travaillons sur une copie non protégée. Le mot de passe est conservé uniquement jusqu'à l'ouverture du fichier, puis supprimé. » et « Si tu télécharges le fichier plus tard, il reste protégé et demande ce mot de passe. »
Si ton espace de travail ne le propose pas, le message est « Ce fichier est protégé par un mot de passe. Retire la protection et téléverse-le à nouveau. » — retire alors le mot de passe dans ton programme PDF et téléverse le fichier une nouvelle fois.
Les fichiers Word, Excel et PowerPoint protégés par mot de passe, ainsi que les archives au contenu chiffré, ne peuvent pas être déverrouillés dans amaise : retire la protection et téléverse-les à nouveau. Un PDF verrouillé par un certificat doit être ouvert là où le certificat est installé, et une copie non protégée enregistrée depuis cet endroit. Un PDF protégé par mot de passe et signé numériquement ne peut pas être déverrouillé dans amaise, car retirer le mot de passe détruirait la signature — téléverse une copie sans mot de passe.
Quand un fichier n’est pas traité
L’entrée reste dans la liste et affiche la raison en rouge sous le nom du fichier. Les autres fichiers de ton téléversement ne sont pas concernés, et la personne responsable du cas est informée par e-mail.
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La plupart des raisons se corrigent en téléversant un fichier corrigé. Un bouton pour réessayer n’existe que pour les téléversements interrompus.
Astuce : Si un fichier .tif, .htm ou .jpeg est refusé alors que ton espace de travail accepte les images ou les pages web, renomme-le en .tiff, .html ou .jpg — ou sélectionne-le via « Sélectionner des fichiers » au lieu de le glisser. Si un fichier a été refusé à cause de son type, le renommer n’aide pas : convertis-le plutôt, en PDF par exemple.