La gestione degli accessi ti offre il pieno controllo su chi può accedere a un caso — soprattutto quando collabori con persone esterne.
Aprire la gestione degli accessi
Trovi la gestione degli accessi nella barra degli strumenti sul bordo destro dello schermo — è disponibile in ogni vista. Cliccaci sopra per aprire il pannello degli accessi.
Visualizzare le autorizzazioni di accesso attuali
Il pannello degli accessi ti mostra tutte le persone che attualmente hanno accesso al caso, in due sezioni:
«Utenti esterni» — persone che hanno ottenuto accesso tramite collaborazione. Ogni voce mostra fino a quando l’accesso è valido: «Accesso fino a (compreso) [data]», «Senza limiti di tempo» oppure «scaduto».
«Utenti dello spazio di lavoro» — mostra chi del tuo spazio di lavoro può accedere al caso: «Tutti gli utenti dello spazio di lavoro» oppure il gruppo di accesso del caso. «Amministratori e supporto» sono elencati separatamente — mantengono sempre l’accesso.
Limitare un caso a un gruppo di accesso
Se il tuo spazio di lavoro usa gruppi di accesso, puoi modificare il gruppo di accesso del caso direttamente nella sezione «Utenti dello spazio di lavoro». Da quel momento solo i membri del gruppo selezionato potranno aprire il caso. La modifica può essere annullata subito.
I gruppi di accesso ti aiutano anche nella panoramica dei casi: se appartieni tu stesso a gruppi di accesso, puoi restringere l’elenco dei casi a quelli di un gruppo con il filtro Gruppo di accesso.
→ Per saperne di più: Panoramica dei casi: Gestire i casi
Aggiungere utenti esterni
Puoi aggiungere utenti esterni direttamente dal pannello degli accessi. Usa il campo «Aggiungi utenti esterni» per cercare e selezionare la persona desiderata. L’accesso dura tanti giorni quanti ne imposta il tuo spazio di lavoro in «Impostazioni» → «Funzionalità» → «Accesso esterno» (30 per impostazione predefinita); in «Gestione accesso» puoi modificare o rimuovere la data di fine.
Gestire l’accesso
Apri la voce di una persona per modificare il suo accesso in qualsiasi momento:
Limitare temporalmente l’accesso — imposta una data di scadenza («Accesso fino a (compreso)»); senza data, la voce mostra «Senza limiti di tempo»
Limitare l’accesso ai documenti — seleziona il livello di restrizione: «Tutti i documenti» oppure «Selezionati»
Assegnare documenti — con accesso limitato, la lista «Documenti accessibili» mostra cosa può aprire la persona. Trascina i documenti dalla lista dei documenti direttamente nel pannello, oppure usa i pulsanti per aggiungere il documento attualmente selezionato o tutti i documenti visibili nell’archiviazione documenti.
Revocare l’accesso — clicca su «Rimuovere accesso». amaise ti chiede prima di confermare e puoi concedere di nuovo l’accesso in qualsiasi momento.
Concedere l’accesso durante la creazione di una richiesta
Se indirizzi una richiesta di collaborazione a una persona esterna senza accesso valido, devi prima concedere l’accesso — direttamente nel modulo della richiesta: dai alla persona accesso a «Tutti i documenti» oppure «Solo selezionati». La seconda opzione apre il pannello degli accessi accanto al modulo, così puoi scegliere i documenti. L’accesso dura il numero di giorni impostato dal tuo spazio di lavoro in «Impostazioni» → «Funzionalità» → «Accesso esterno» (30 per impostazione predefinita). (Vedi "Collaborazione: Richiesta a fornitori esterni")
Accesso delegato
I fornitori di servizi esterni possono trasmettere il loro accesso ai propri esperti. Una voce di questo tipo mostra la nota «Accesso delegato da: [nome]» — le sue impostazioni sono di sola lettura, perché l’accesso è gestito tramite il fornitore esterno.