Beim Hochladen deiner Dokumente in amaise wird automatisch nach Duplikaten gesucht. Dies kann beispielsweise bei längeren PDF-Dateien vorkommen, die bereits eine Zusammenfassung deines Falles enthalten. Erkannte Duplikate werden hinter dem Originaldokument ausgeblendet, damit deine Dokumentenliste übersichtlich bleibt — nichts wird gelöscht, und jedes Duplikat bleibt jederzeit überprüfbar.
Wo finde ich die Duplikate?
Wenn du dir alle Dokumente anzeigen lassen möchtest, für die mindestens ein Duplikat erkannt wurde, öffne die Filter-Seitenleiste der Dokumentenliste und aktiviere im Abschnitt «Mehr» den Schalter «Mit Duplikaten».
Wie überprüfe ich, ob es sich tatsächlich um ein Duplikat handelt?
Ein Dokument mit erkannten Duplikaten trägt ein kleines Abzeichen mit Duplikat-Symbol und der Anzahl der Duplikate. Klicke darauf, um das Panel «Duplikate prüfen» zu öffnen: Auf der einen Seite siehst du das Originaldokument, daneben die als Duplikate erkannten Dokumente. Der Tab «Erkannte Duplikate» listet bestätigte Duplikate; ist sich amaise nicht sicher, erscheinen die Kandidaten im Tab «Mögliche Duplikate».
Wenn du mit der Maus über ein Duplikat fährst, hast du drei Optionen:
«Als Originaldokument markieren» — die Rollen tauschen: Dieses Dokument wird zum Original.
«Mit dem Originaldokument vergleichen» — den direkten Vergleich öffnen.
«Dies ist kein Duplikat» — das Dokument kehrt als eigenständiges Dokument in die Dokumentenliste zurück.
Im Tab «Mögliche Duplikate» bestätigst du einen Kandidaten mit «Dies ist ein Duplikat» oder lehnst ihn mit «Dies ist kein Duplikat» ab.
Was sehe ich im Dokumentenvergleich?
Wenn du ein Dokument, das als Duplikat erkannt wurde, mit dem Originaldokument vergleichst, werden dir alle erkannten Unterschiede farblich hervorgehoben. So erhältst du eine schnelle Übersicht, ob es sich tatsächlich um ein Duplikat handelt oder nicht.
Ein als Duplikat ausgeblendetes Dokument über die Suche finden
Manchmal ist genau das Dokument, das du suchst, als Duplikat hinter einem anderen Dokument ausgeblendet. Damit es trotzdem auffindbar bleibt, berücksichtigt amaise bei jeder Suche und bei jedem Filter auch die ausgeblendeten Duplikate – egal, ob du nach Titel, Aussteller:in, Empfänger:in, Referenz, Dossier, Datum oder dem Namen der Ursprungsdatei suchst.
Trifft deine Suche oder dein Filter nur auf ein ausgeblendetes Duplikat zu, erscheint das zugehörige Originaldokument in der Liste mit der Markierung «Treffer im Duplikat». So bleibt das Dokument auffindbar, obwohl der eigentliche Treffer im ausgeblendeten Duplikat liegt.
Klicke auf die Markierung «Treffer im Duplikat», um die Duplikatsprüfung direkt zu öffnen. Wurde das Dokument fälschlicherweise als Duplikat ausgeblendet, kannst du das dort korrigieren – wie oben beschrieben.
Hinweis: Ohne Bearbeitungsrechte siehst du die Markierung weiterhin als Hinweis, kannst die Duplikatsprüfung darüber aber nicht öffnen.
Wie markiere ich Dokumente selbst als Duplikate?
Schritt für Schritt:
Klicke auf die drei Punkte («Weitere Optionen») beim Dokument, das du als Original betrachtest.
Wähle «Duplikate dieses Dokumente markieren». Das Dokument wird ausgewählt, und der Auswahlmodus startet.
Wähle alle Dokumente aus, die du als seine Duplikate erkannt hast.
Klicke auf die Auswahl-Schaltfläche oben in der Dokumentenliste und wähle «Dokumente als Duplikate markieren».
Die markierten Dokumente verschwinden hinter dem Originaldokument und können dort jederzeit überprüft werden — wie oben beschrieben.