Welche Dateien du in einen Fall hochladen kannst, hängt davon ab, was für deinen Workspace freigeschaltet ist. Dieser Artikel zeigt dir die Formate, die Grenzwerte und was du tust, wenn eine Datei nicht durchkommt.
Welche Dateien kannst du hochladen?
PDF-Dateien sind für jeden Workspace standardmässig freigeschaltet. Jedes Format, auch PDF, schaltet amaise für deinen Workspace frei oder ab — deine Workspace-Administration kann das nicht selbst umstellen. Fehlt dir ein Format, wende dich an deine Kontaktperson bei amaise.
Im Upload-Fenster stehen die erlaubten Formate nirgends. Du merkst sie nur daran, was dir die Dateiauswahl deines Computers anbietet — und an der Meldung, wenn eine Datei abgelehnt wird: «Dieser Dateityp kann nicht hochgeladen werden.» In einem Workspace, der ausschliesslich PDFs annimmt, lautet sie «Es können nur PDF-Dateien hochgeladen werden.»
📷 Hier folgt bald ein Screenshot.
Diese Kategorien gibt es — sofern für deinen Workspace freigeschaltet:
Kategorie | Formate |
Text | .txt |
Bilder | .jpg, .png, .tiff, .bmp, .gif, .webp, .avif, .heic |
Webseiten und XML | .html, .xml, .svg |
Office-Dokumente | .docx, .doc, .rtf, .odt, .pptx, .ppt, .odp, .xlsx, .xls, .ods |
Archive | .zip, .tar, .gz, .bz2, .xz |
Ordner | ein ganzer Ordner, im Browser gewählt oder hineingezogen |
E-Mails | .eml, .msg, .mbox |
Kalender | .ics |
Nicht angenommen werden 7z- und RAR-Archive, Apple Pages, Numbers und Keynote sowie Audio- und Videodateien. Den Dateityp erkennt amaise am Inhalt der Datei, nicht am Dateinamen: Eine Datei in .pdf umzubenennen hilft nicht.
Hinweis: Drei Sonderfälle. Eine als XHTML gespeicherte Webseite wird nicht angenommen — speichere sie als HTML oder als PDF. Eine .ics-Datei im alten Format vCalendar 1.0 wird nicht angenommen, sondern nur iCalendar 2.0. Und eine .txt-Datei, die mit E-Mail-Kopfzeilen beginnt, behandelt amaise als E-Mail — sie braucht dann die Freigabe für E-Mails.
Was mit Dateien passiert, die keine PDFs sind
Für die Verarbeitung wandelt amaise sie in ein PDF um. Deine Originaldatei bleibt unverändert: Klickst du in der Dateiliste auf den Dateinamen, lädst du genau die Datei herunter, die du hochgeladen hast. Pro hochgeladener Datei siehst du einen Eintrag — mit dem Namen, den du ihr gegeben hast.
Word-, PowerPoint- und Textdateien behalten ihr Seitenlayout.
Tabellen haben keine Seiten. Jedes Tabellenblatt wird auf die Seitenbreite gelegt und bei Bedarf über bis zu 40 Seiten Breite verteilt.
Webseiten, SVG- und XML-Dateien werden nur aus dem dargestellt, was in der Datei selbst steht. Bilder und Gestaltung, die im Internet liegen, werden nicht geladen.
Mehrseitige TIFF- und GIF-Bilder werden zu mehrseitigen Dokumenten. Eine Bildseite über 80 Megapixel wird abgelehnt — scanne oder speichere sie mit einer geringeren Auflösung. Die Datei kleiner zu machen hilft hier nicht, es geht um die Auflösung.
Textdateien mit getrennten Spalten (Semikolon, Komma, Tabulator oder senkrechter Strich) werden als Tabelle dargestellt.
Kalenderdateien werden zu einem Termin-Eintrag mit Beginn, Ende, Ort, Organisator, Teilnehmer, Status und Beschreibung — in der Sprache deines Workspace und mit höchstens 500 Terminen.
XML-Dateien, die ein strukturiertes Austauschformat enthalten — elektronische Rechnungen wie UBL oder forum-datenaustausch.ch, HL7, ACORD, und generell jede XML-Datei, die ein Schema angibt —, werden abgelehnt: «Diese Datei enthält strukturierte Daten und kein darstellbares Dokument. Lade stattdessen die PDF-Version hoch.»
Nach der Umwandlung darf eine Datei höchstens 2000 Seiten haben. Wird eine Datei wegen zu vieler Seiten abgelehnt, oder dauert die Umwandlung zu lange («Die Umwandlung dieser Datei hat zu lange gedauert. Speichere sie als PDF und lade dieses hoch.»), dann speichere sie im Ursprungsprogramm als PDF und lade das PDF hoch. Für PDFs gibt es keine Seitengrenze — mehr dazu im Artikel Fallübersicht: Grosse PDFs und Seitenlimits.
Archive, Ordner und E-Mails
Ein Archiv, ein Ordner oder eine E-Mail erscheint als ordnerartiger Eintrag; die Zeile unter dem Namen, zum Beispiel «12 Dateien», zeigt dir, wie viele Dateien er enthält, und die enthaltenen Dateien stehen eingerückt darunter. Der Eintrag selbst hat keine Seiten. Bei ZIP-Archiven und Ordnern zeigt dir das Upload-Fenster schon vor dem Hochladen, was darin steckt.
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ZIP-Archive verlieren ihre innere Ordnerstruktur: Alle Dateien erscheinen direkt unter dem Archiv.
Ordner behalten ihre Struktur: Unterordner erscheinen als eingerückte Einträge.
Dateien in einem Archiv oder Ordner müssen selbst Formate sein, die dein Workspace annimmt. Sonst erscheinen sie als «nicht verarbeitet».
Ein Archiv in einem Archiv erscheint als eigener Eintrag darin und wird danach seinerseits entpackt.
Tipp: Sind Ordner für deinen Workspace freigeschaltet und willst du deine Ordnerstruktur behalten, lade den Ordner hoch, statt ihn zu zippen — zieh ihn ins Fenster oder klicke auf das Ordner-Symbol («Ganzen Ordner wählen»). Ein hineingezogener Ordner zählt als eine der 500 Dateien pro Upload, wie viele Dateien er auch enthält. Ohne diese Freigabe wird ein hineingezogener Ordner abgelehnt.
Dabei gelten diese Grenzen:
Höchstens 500 Einträge pro Archiv und pro Ordnerebene — auch ein Unterordner zählt als Eintrag.
Ein hochgeladenes Archiv, ein Ordner oder eine E-Mail darf mit allem, was darin verschachtelt ist, höchstens 1000 Dateien ergeben. Darüber hinaus bleiben weitere Dateien weg, und die fallverantwortliche Person wird benachrichtigt.
Ein Archiv darf entpackt höchstens das 100-Fache seiner eigenen Grösse haben — mindestens aber 32 MB —, maximal 8 GB. Keine einzelne Datei darin darf über 2 GB liegen.
Ein Ordner wird bis 5000 Dateien und Unterordner und 16 Ebenen tief gelesen. Was darüber hinausgeht, wird nicht hochgeladen. Hast du den Ordner hineingezogen, steht dann am Eintrag «Nur die ersten 5’000 Dateien dieses Ordners sind enthalten.»; ein über das Ordner-Symbol gewählter Ordner und zu tief verschachtelte Unterordner werden ohne Hinweis abgeschnitten. Teile sehr grosse oder sehr tief verschachtelte Ordner darum vorher auf.
Bei einer E-Mail (.eml, .msg) wird die Nachricht selbst zum ersten Dokument, benannt nach ihrem Betreff; jeder Anhang wird zu einem eigenen Dokument daneben. Formatierung, Tabellen und eingebettete Bilder bleiben erhalten. Bilder, die im Internet liegen — etwa in Signaturen —, werden nicht geladen und erscheinen als Platzhalter «[Bild nicht geladen]». Pro E-Mail sind höchstens 100 Anhänge möglich («Diese E-Mail enthält zu viele Anhänge. Lade die Anhänge einzeln hoch.»), eine .eml-Datei muss unter 150 MB bleiben, eine .msg-Datei unter 128 MB, und der Nachrichtentext darf höchstens 200 Seiten ergeben.
Ein Postfach (.mbox) ergibt einen Eintrag pro E-Mail — höchstens 500 E-Mails, unter 2 GB —, und jede dieser E-Mails wird anschliessend genauso entpackt.
Upload-Limits auf einen Blick
Höchstens 500 Dateien pro Upload. Bei der nächsten Datei erscheint «Limit von 500 Dateien pro Upload erreicht.»
Jede Datei muss unter 2 GB bleiben: «Datei zu gross (max. 2 GB).»
Eine leere Datei wird abgelehnt: «Die Datei ist leer.»
Für PDFs gibt es keine Seitengrenze. Ein PDF mit mehr als 500 Seiten wird automatisch in Teile zerlegt — siehe den Artikel Fallübersicht: Grosse PDFs und Seitenlimits.
Andere Formate: höchstens 2000 Seiten nach der Umwandlung.
Wie viele Dateien ein Fall insgesamt enthält, ist nicht begrenzt.
Passwortgeschützte und signierte Dateien
Ein passwortgeschütztes PDF erscheint zuerst als nicht verarbeitet. Je nach Workspace und deinen Berechtigungen siehst du bei einem offenen Fall in der Dateiliste «Passwort eingeben»: Gib das Passwort dort ein, und die Verarbeitung läuft weiter. Im Fenster steht dazu: «Wir behalten deine Datei genau so, wie du sie hochgeladen hast, und arbeiten mit einer ungeschützten Kopie. Das Passwort wird nur aufbewahrt, bis die Datei offen ist, und danach gelöscht.» sowie «Wenn du die Datei später herunterlädst, ist sie weiterhin geschützt und fragt nach diesem Passwort.»
Bietet dein Workspace das nicht an, lautet die Meldung «Diese Datei ist passwortgeschützt. Entferne den Schutz und lade sie erneut hoch.» — nimm das Passwort dann in deinem PDF-Programm weg und lade die Datei noch einmal hoch.
Passwortgeschützte Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien sowie Archive mit verschlüsseltem Inhalt lassen sich in amaise nicht entsperren: Entferne den Schutz und lade sie erneut hoch. Ein PDF, das an ein Zertifikat gebunden ist, öffnest du dort, wo das Zertifikat installiert ist, und speicherst von dort eine ungeschützte Kopie. Ein passwortgeschütztes PDF, das zusätzlich digital signiert ist, lässt sich in amaise nicht entsperren, weil das Entfernen des Passworts die Signatur zerstören würde — lade eine Kopie ohne Passwort hoch.
Wenn eine Datei nicht verarbeitet wird
Der Eintrag bleibt in der Liste stehen und zeigt den Grund in Rot unter dem Dateinamen. Die übrigen Dateien deines Uploads sind nicht betroffen, und die fallverantwortliche Person wird per E-Mail informiert.
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Die meisten Gründe behebst du, indem du eine korrigierte Datei hochlädst. Eine Schaltfläche zum Wiederholen gibt es nur bei abgebrochenen Uploads.
Tipp: Wird eine .tif-, .htm- oder .jpeg-Datei abgelehnt, obwohl dein Workspace Bilder oder Webseiten annimmt, benenne sie in .tiff, .html oder .jpg um — oder wähle sie über «Dateien auswählen» aus, statt sie hineinzuziehen. Wurde eine Datei wegen ihres Typs abgelehnt, hilft Umbenennen dagegen nicht: Wandle sie um, zum Beispiel in ein PDF.