Im Aktenstudium hilft dir die Filterleiste, die Dokumentliste auf genau die Dokumente einzugrenzen, die du brauchst. Sie steht links neben der Dokumentliste im Panel Dokumentablage und ist dort immer eingeblendet. Ist die Dokumentablage geschlossen, öffnest du sie über ihr Symbol in der Navigationsleiste am linken Bildschirmrand. In anderen Ansichten, etwa in der Fallchronologie, blendest du die Filterleiste über den Button Dossiers und Dokumenttypen ein und aus.
Ganz oben in der Filterleiste wechselst du zwischen Aktiv und Papierkorb. Darunter folgen aufklappbare Bereiche: Dossiers, Dokumenttypen, Markierungen, Labels, Datumsbereich und Mehr. Alle Filter lassen sich kombinieren, und jeder aktive Filter erscheint als Chip in der Chip-Zeile über der Dokumentliste.
Aktive Dokumente und Papierkorb
Ganz oben in der Filterleiste wechselst du zwischen Aktiv und Papierkorb. Das ist kein Filter: Der Schalter bestimmt, ob die Liste die aktiven oder die gelöschten Dokumente zeigt. Deine übrigen Filter bleiben beim Wechsel erhalten, und Alle zurücksetzen holt dich nicht aus dem Papierkorb heraus.
Tipp: Du kannst ein Dokument aus der Liste auf den Papierkorb-Button ziehen, um es zu löschen — und zurück auf Aktiv, um es wiederherzustellen.
Nach Dossier filtern
Der Bereich Dossiers bildet die Fallstruktur ab:
Klicke auf ein Dossier, um nur dessen Dokumente anzuzeigen
Jedes Dossier zeigt, wie viele seiner Dokumente zu deinen aktuellen Filtern passen
Halte Ctrl (Windows) oder Cmd (Mac) beim Klicken, um mehrere Dossiers zu kombinieren
Über die Lupe im Bereichs-Titel suchst du nach Dossiers, über das Augen-Symbol blendest du auch leere ein
Nach Dokumenttyp filtern
Der Bereich Dokumenttypen listet alle erkannten Typen als Hierarchie:
Klicke auf einen Dokumenttyp, um danach zu filtern — Oberkategorien (z. B. «Medizinisch») fassen alle Untertypen zusammen
Halte Ctrl oder Cmd beim Klicken, um mehrere Typen zu kombinieren
Über Suche und Augen-Symbol im Bereichs-Titel findest du selten genutzte Typen
Lieber per Tastatur? Mit t springst du in die Liste, mit den Pfeiltasten navigierst du, mit → und ← klappst du auf und zu, mit Enter wählst du aus
Deine Hervorhebungen und Kommentare finden
Der Bereich Markierungen in der Filterleiste zeigt nur die Dokumente, die eine Markierung tragen — deine eigenen und die deiner Kolleg:innen. So siehst du alle markierten Dokumente eines Falls an einem Ort. Der Bereich steht zwischen Dokumenttypen und Labels und erscheint, sobald der Fall mindestens ein markiertes Dokument enthält:
Ein Chip pro Markierungsart, die im Fall vorkommt — Kommentar, durchgestrichener Text und jede verwendete Markierungsfarbe —, jeweils mit der Anzahl passender Dokumente
Klicke auf einen Chip, um nur Dokumente mit dieser Markierungsart zu sehen; halte Ctrl oder Cmd, um weitere Arten dazuzunehmen — dann siehst du jedes Dokument mit mindestens einer der gewählten Arten
Beliebige Markierung zeigt jedes Dokument mit mindestens einer Markierung; die Zeile erscheint, sobald im Fall mehr als eine Markierungsart vorkommt
Die Dokumentkarten zeigen Markierungs-Badges mit der Anzahl Markierungen pro Art: Ein Klick auf eine Art öffnet das Dokument und springt zur nächsten Markierung dieser Art, der Pfeil daneben listet die Markierungen einzeln zum direkten Anspringen. Wechselst du zu einer anderen Ansicht wie der Fallchronologie oder den Dashboards, werden alle Filter zurückgesetzt, auch dieser.
Tipp: Wie du Hervorhebungen und Kommentare erstellst und entfernst, zeigt Aktenstudium: PDF-Viewer und Markierungen.
Nach Labels filtern
Der Bereich Labels listet die im Fall verwendeten Labels:
Klicke auf ein Label, um danach zu filtern; halte Ctrl oder Cmd für mehrere
Mit dem + im Bereichs-Titel erstellst du ein neues Label
Ziehe ein Dokument aus der Liste auf ein Label, um es zuzuweisen
Auch deine Favoriten wohnen hier: Markierst du ein Dokument mit dem Stern (auf der Dokumentkarte oder mit w auf der Tastatur), landet es unter deinem persönlichen Label «Wichtig: {dein Name}» — ein Klick darauf zeigt alle deine wichtigen Dokumente auf einmal.
Nach Datumsbereich filtern
Der Bereich Datumsbereich grenzt die Liste auf einen Zeitraum ein:
Ziehe die Griffe am Histogramm, um den Bereich zu setzen
Wähle, ob sich der Bereich auf das Dokumentdatum oder das Eingangsdatum bezieht
Optional blendest du Dokumente ohne Datum aus
Mehr Filter
Der Bereich Mehr enthält weitere Filter, jeweils mit der Anzahl passender Dokumente:
Autor:innen öffnet das Aussteller-/Empfänger-Panel, wo du nach Aussteller:in, Institution, Empfänger:in oder empfangender Institution filterst
Neu — Dokumente, die seit deinem letzten Besuch im Fall dazugekommen sind
Ungelesen — Dokumente, die du noch nicht geöffnet hast, mit einem Klick auf «Alle als gelesen markieren»
Schlechte Qualität — Dokumente mit schlechter Scan-Qualität
Mit Duplikaten — Dokumente mit erkannten Duplikaten
Öffnest du eine Dokumentliste aus einer CasePilot-Antwort, erscheint hier der Eintrag «Von CasePilot referenzierte Dokumente» — entferne ihn, um wieder die ganze Liste zu sehen
Nach Ursprungsdatei filtern
Manchmal suchst du nicht ein einzelnes Dokument, sondern alle Dokumente aus derselben Ursprungsdatei:
Über die Suchleiste — tippe den Namen der Ursprungsdatei ein; die Suche findet Dokumente auch über ihre Ursprungsdatei
Über die Dateiablage — suche dort nach Dateiname oder ID und wähle bei der gewünschten Datei «Dokumente in der Dokumentenliste anzeigen»
Filter kombinieren
Alle Filter lassen sich kombinieren. Jeder aktive Filter erscheint als Chip in der Chip-Zeile über der Dokumentliste:
Klicke auf einen Chip, um zu seinem Bereich in der Filterleiste zu springen — er öffnet sich und leuchtet kurz auf
Klicke auf das X eines Chips, um diesen Filter zu entfernen
Alle zurücksetzen oben in der Filterleiste löscht alle Filter und die Suche auf einmal (Tastatur: x); der Button erscheint, sobald ein Filter oder eine Suche aktiv ist
Hinweis: Passt ein Filter nur auf ein Dokument, das als Duplikat hinter einem anderen verborgen ist, erscheint das zugehörige Original mit der Kennzeichnung «Treffer im Duplikat». So bleibt ein verborgenes Dokument auffindbar — mehr dazu im Artikel Aktenstudium: Duplikaterkennung.
Dokumente auswählen
Um Dokumente auszuwählen, aktiviere zuerst den Auswahlmodus:
Klicke auf das «...»-Menü oberhalb der Dokumentliste
Wähle «Dokumente auswählen»
Neben jedem Dokument erscheinen Checkboxen — wähle die gewünschten Dokumente einzeln aus
Im Auswahlmodus kannst du anschliessend Aktionen auf die ausgewählten Dokumente anwenden (z. B. exportieren).