Im Aktenstudium hilft dir die Filterleiste, die Dokumentliste auf genau die Dokumente einzugrenzen, die du brauchst. Öffne und schliesse sie über den Leisten-Button oberhalb der Dokumentliste. Alle Filter lassen sich kombinieren, und jeder aktive Filter erscheint als Chip über der Liste.
Aktive Dokumente und Papierkorb
Ganz oben in der Leiste wechselst du zwischen Aktiv und Papierkorb. Das ist ein Ansichtswechsel, kein Filter: Der Papierkorb zeigt gelöschte Dokumente, und das Zurücksetzen deiner Filter holt dich nie aus der gewählten Ansicht heraus.
Tipp: Du kannst ein Dokument aus der Liste auf den Papierkorb-Button ziehen, um es zu löschen — und zurück auf Aktiv, um es wiederherzustellen.
Nach Dossier filtern
Der Bereich Dossiers bildet die Fallstruktur ab:
Klicke auf ein Dossier, um nur dessen Dokumente anzuzeigen
Jedes Dossier zeigt, wie viele seiner Dokumente zu deinen aktuellen Filtern passen
Halte Ctrl (Windows) oder Cmd (Mac) beim Klicken, um mehrere Dossiers zu kombinieren
Über die Lupe im Bereichs-Titel suchst du nach Dossiers, über das Augen-Symbol blendest du auch leere ein
Nach Dokumenttyp filtern
Der Bereich Dokumenttypen listet alle erkannten Typen als Hierarchie:
Klicke auf einen Dokumenttyp, um danach zu filtern — Oberkategorien (z. B. «Medizinisch») fassen alle Untertypen zusammen
Halte Ctrl oder Cmd beim Klicken, um mehrere Typen zu kombinieren
Über Suche und Augen-Symbol im Bereichs-Titel findest du selten genutzte Typen
Lieber per Tastatur? Mit t springst du in die Liste, mit den Pfeiltasten navigierst du, mit → und ← klappst du auf und zu, mit Enter wählst du aus
Deine Hervorhebungen und Kommentare finden
Der Bereich Markierungen sammelt jedes Dokument, das eine Markierung trägt — deine eigenen und die deiner Kolleg:innen:
Ein Chip pro Markierungsart im Fall, jeweils in der eigenen Farbe: die Hervorhebungsfarben, Durchstreichung und Kommentar
Klicke auf einen Chip, um nur Dokumente mit dieser Markierungsart zu sehen; halte Ctrl oder Cmd, um mehrere zu kombinieren
Beliebige Markierung zeigt jedes Dokument mit mindestens einer Markierung — der schnellste Weg, alle deine hervorgehobenen Stellen an einem Ort durchzugehen
Die Dokumentkarten spiegeln das mit kleinen Markierungs-Badges: Ein Klick auf ein Badge zeigt die Markierungen und springt direkt zur Stelle im Dokument
Der Bereich erscheint, sobald der Fall mindestens ein markiertes Dokument enthält. Wechselst du in eine andere Ansicht, wird der Markierungsfilter zurückgesetzt.
Tipp: Wie du Hervorhebungen und Kommentare erstellst und entfernst, zeigt Aktenstudium: PDF-Reader und Annotationen.
Nach Labels filtern
Der Bereich Labels listet die im Fall verwendeten Labels:
Klicke auf ein Label, um danach zu filtern; halte Ctrl oder Cmd für mehrere
Mit dem + im Bereichs-Titel erstellst du ein neues Label
Ziehe ein Dokument aus der Liste auf ein Label, um es zuzuweisen
Auch deine Favoriten wohnen hier: Markierst du ein Dokument mit dem Stern (auf der Dokumentkarte oder mit w auf der Tastatur), landet es unter deinem persönlichen Label «Wichtig: {dein Name}» — ein Klick darauf zeigt alle deine wichtigen Dokumente auf einmal.
Nach Datumsbereich filtern
Der Bereich Datumsbereich grenzt die Liste auf einen Zeitraum ein:
Ziehe die Griffe am Histogramm, um den Bereich zu setzen
Wähle, ob sich der Bereich auf das Dokumentdatum oder das Eingangsdatum bezieht
Optional blendest du Dokumente ohne Datum aus
Mehr Filter
Der Bereich Mehr enthält weitere Filter, jeweils mit der Anzahl passender Dokumente:
Autor:innen öffnet das Aussteller-/Empfänger-Panel, wo du nach Aussteller:in, Institution, Empfänger:in oder empfangender Institution filterst
Neu — Dokumente, die seit deinem letzten Besuch im Fall dazugekommen sind
Ungelesen — Dokumente, die du noch nicht geöffnet hast, mit einem Klick auf «Alle als gelesen markieren»
Schlechte Qualität — Dokumente mit schlechter Scan-Qualität
Mit Duplikaten — Dokumente mit erkannten Duplikaten
Öffnest du eine Dokumentliste aus einer CasePilot-Antwort, erscheint hier der Eintrag «Von CasePilot referenzierte Dokumente» — entferne ihn, um wieder die ganze Liste zu sehen
Nach Ursprungsdatei filtern
Manchmal suchst du nicht ein einzelnes Dokument, sondern alle Dokumente aus derselben Ursprungsdatei:
Über die Suchleiste — tippe den Namen der Ursprungsdatei ein; die Suche findet Dokumente auch über ihre Ursprungsdatei
Über die Dateiablage — suche dort nach Dateiname oder ID und wähle bei der gewünschten Datei «Dokumente in der Dokumentenliste anzeigen»
Filter kombinieren
Alle Filter lassen sich kombinieren. Jeder aktive Filter erscheint als Chip über der Dokumentliste:
Klicke auf einen Chip, um zu seinem Bereich in der Leiste zu springen — er öffnet sich und leuchtet kurz auf
Klicke auf das X eines Chips, um diesen Filter zu entfernen
Alle zurücksetzen in der Leiste löscht alles auf einmal (Tastatur: x)
Hinweis: Passt ein Filter nur auf ein Dokument, das als Duplikat hinter einem anderen verborgen ist, erscheint das zugehörige Original mit der Kennzeichnung «Treffer im Duplikat». So bleibt ein verborgenes Dokument auffindbar — mehr dazu im Artikel Aktenstudium: Duplikaterkennung.
Dokumente auswählen
Um Dokumente auszuwählen, aktiviere zuerst den Auswahlmodus:
Klicke auf das «...»-Menü oberhalb der Dokumentliste
Wähle «Dokumente auswählen»
Neben jedem Dokument erscheinen Checkboxen — wähle die gewünschten Dokumente einzeln aus
Im Auswahlmodus kannst du anschliessend Aktionen auf die ausgewählten Dokumente anwenden (z. B. exportieren).